مراحل معرفی کارمند جدید به بیمه
فرآیند بیمه کردن یک کارمند جدید، یک مسیر مشخص و قانونی دارد که باید توسط کارفرما با دقت طی شود. این مراحل به دو بخش کلی تقسیم می‌شوند: اقدامات اولیه کارگاه و اقدامات مربوط به هر کارمند.
بخش اول: تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاهی بیمه
این مرحله، پیش‌نیاز اصلی برای بیمه کردن تمام کارکنان است و تنها یک بار برای هر کارگاه یا شرکت انجام می‌شود.
گام ۱: دریافت کد کارگاهی بیمه
هر شخصیت حقوقی (شرکت) یا حقیقی (کارگاه، فروشگاه) که فرد یا افرادی را در استخدام خود دارد، باید یک شناسه منحصر به فرد از سازمان تأمین اجتماعی دریافت کند که به آن “کد کارگاهی” می‌گویند. این کد، هویت بیمه‌ای کسب‌وکار شماست.
- کد کارگاهی چیست؟ یک کد ۱۰ رقمی که ساختار آن به شرح زیر است:
- ۳ رقم اول: کد شعبه تأمین اجتماعی که کارگاه تحت پوشش آن قرار دارد.
- ۳ رقم بعدی: کد شناسایی نوع فعالیت اقتصادی کارگاه (مانند تولیدی، خدماتی، عمرانی و…).
- ۴ رقم آخر: شماره پرونده کارفرما در آن شعبه.
مدارک مورد نیاز برای دریافت کد کارگاهی:
برای اشخاص حقوقی (شرکتها):
- آگهی تأسیس و آخرین روزنامه رسمی تغییرات شرکت.
- اساسنامه شرکت.
- سند مالکیت یا اجاره‌نامه رسمی محل فعالیت شرکت.
- مدارک هویتی مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره.
- مجوزهای فعالیت (پروانه کسب، جواز تأسیس و…).
- تکمیل فرم‌های مخصوص تشکیل پرونده.
برای اشخاص حقیقی (کارگاه‌ها، اصناف):
- پروانه کسب یا مجوز فعالیت معتبر.
- سند مالکیت یا اجاره‌نامه رسمی محل کارگاه.
- مدارک هویتی کارفرما.
- وکالت‌نامه (در صورت وجود وکیل).
فرآیند: کارفرما با در دست داشتن مدارک فوق، به نزدیک‌ترین شعبه تأمین اجتماعی مربوط به آدرس قانونی خود مراجعه کرده و درخواست تشکیل پرونده و تخصیص کد کارگاهی را ارائه می‌دهد.
گام ۲: بازرسی اولیه توسط بازرس تأمین اجتماعی
پس از ارائه مدارک، سازمان تأمین اجتماعی به منظور راستی‌آزمایی اطلاعات اظهار شده توسط کارفرما، یک بازرس را به محل کارگاه اعزام می‌کند. وظایف بازرس عبارتند از:
- تطبیق آدرس و مشخصات محل فعالیت با مدارک ارائه شده.
- تأیید فعال بودن کارگاه و نوع فعالیت آن.
- شمارش و ثبت اولیه تعداد کارکنان حاضر در محل.
در صورتی که گزارش بازرس، اطلاعات کارفرما را تأیید کند، پرونده کارگاه تکمیل شده و کد ۱۰ رقمی کارگاهی صادر و به کارفرما ابلاغ می‌گردد. بر اساس ماده ۱۴۸ قانون کار، کارفرما مکلف است حداکثر ظرف ۱۵ روز از تاریخ تأسیس کارگاه، نسبت به دریافت کد کارگاهی و بیمه کردن کارکنان خود اقدام نماید.
بخش دوم: نام‌نویسی و معرفی کارمند جدید
پس از دریافت کد کارگاهی، نوبت به معرفی تک تک کارکنان جدید می‌رسد.
گام ۳: ثبت نام و تخصیص شماره بیمه به کارمند
این مرحله بسته به اینکه کارمند سابقه بیمه قبلی دارد یا خیر، متفاوت است:
- کارمند فاقد سابقه بیمه: این فرد باید برای “نام‌نویسی اولیه” اقدام کند. کارمند باید شخصاً با در دست داشتن اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی خود به یکی از شعب یا کارگزاری‌های تأمین اجتماعی مراجعه کند. پس از ثبت اطلاعات هویتی، یک شماره بیمه ۸ یا ۱۰ رقمی منحصر به فرد به او اختصاص داده می‌شود. این شماره، شناسه هویتی او در تمام طول دوران بیمه‌پردازی خواهد بود.
- کارمند دارای سابقه بیمه: اگر فرد قبلاً در کارگاه دیگری بیمه بوده و شماره بیمه دارد، نیازی به مراجعه مجدد نیست. کارفرما صرفاً با دریافت همان شماره بیمه قبلی، می‌تواند او را در لیست بیمه کارگاه خود وارد کند.
گام ۴: تنظیم و ارسال لیست ماهانه بیمه
این گام، مهم‌ترین و تکرارشونده‌ترین وظیفه کارفرما در قبال بیمه کارکنان است. کارفرما موظف است در پایان هر ماه، لیستی شامل اطلاعات کامل کارکنان شاغل در آن ماه را تهیه و به سازمان تأمین اجتماعی ارسال کند.
محتوای لیست بیمه:
- نام و نام خانوادگی کامل کارمند
- کد ملی
- شماره بیمه
- عنوان شغلی
- تعداد روزهای کارکرد در ماه (حداکثر ۳۰ یا ۳۱ روز)
- دستمزد روزانه و ماهانه
- مجموع مزایای ماهانه مشمول بیمه (مانند حق مسکن، بن کارگری، حق جذب و…)
- مبلغ کل حق بیمه (سهم کارگر و کارفرما)
روش‌های ارسال لیست:
- ارسال آنلاین (اینترنتی): رایج‌ترین و بهترین روش، استفاده از “سامانه ارسال لیست اینترنتی تأمین اجتماعی” به آدرس
samt.tamin.irاست. کارفرما پس از دریافت نام کاربری و رمز عبور از شعبه، می‌تواند فایل لیست بیمه را که توسط نرم‌افزارهای حسابداری یا نرم‌افزار رسمیListDiskسازمان تهیه شده، در این سامانه بارگذاری کند. - ارسال از طریق CD: در گذشته، کارفرمایان فایل لیست را بر روی CD ذخیره و به صورت حضوری به شعبه تحویل می‌دادند که این روش تقریباً منسوخ شده است.
- ارسال آنلاین (اینترنتی): رایج‌ترین و بهترین روش، استفاده از “سامانه ارسال لیست اینترنتی تأمین اجتماعی” به آدرس
مهلت ارسال لیست: کارفرما باید لیست بیمه هر ماه را حداکثر تا آخرین روز ماه بعد ارسال کند. (مثلاً لیست فروردین ماه تا پایان اردیبهشت ماه).
گام ۵: پرداخت حق بیمه
آخرین و حیاتی‌ترین مرحله، پرداخت مبلغ حق بیمه است. پس از ارسال موفقیت‌آمیز لیست بیمه، یک “برگه پرداخت” یا “شناسه پرداخت” برای کارفرما صادر می‌شود. این برگه حاوی اطلاعاتی مانند کد کارگاهی، مبلغ کل حق بیمه و شناسه منحصر به فرد برای پرداخت است.
- روش‌های پرداخت:
- پرداخت اینترنتی: از طریق درگاه‌های پرداخت آنلاین بانک‌ها یا سامانه خدمات غیرحضوری تأمین اجتماعی.
- دستگاه‌های خودپرداز (ATM).
- مراجعه به شعب بانک رفاه کارگران.
مهلت پرداخت: مهلت پرداخت حق بیمه نیز دقیقاً مانند مهلت ارسال لیست، حداکثر تا آخرین روز ماه بعد است. عدم پرداخت در این مهلت قانونی، کارفرما را مشمول جریمه تأخیر خواهد کرد.
فصل سوم: تمایز بین بیمه کارگری و بیمه کارمندان دولت |مراحل معرفی کارمند جدید به بیمه
عبارات “بیمه کار” و “بیمه کارمندان” گاهی به جای یکدیگر به کار می‌روند، اما این دو از نظر حقوقی، نهاد متولی و برخی مزایا تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند. متنی که شما ارائه دادید این تفاوت‌ها را به خوبی بیان کرده بود، در اینجا آن‌ها را با جزئیات بیشتری باز می‌کنیم:
| ویژگی | بیمه کارگری (تأمین اجتماعی) | بیمه کارمندی (صندوق بازنشستگی کشوری و سایر صندوق‌ها) |
|---|---|---|
| نهاد متولی | سازمان تأمین اجتماعی | صندوق بازنشستگی کشوری، صندوق بازنشستگی نیروهای مسلح، صندوق آینده‌ساز و… |
| مشمولین | کلیه کارگران و کارمندان بخش خصوصی و مشمولین قانون کار | کارمندان رسمی، پیمانی و قراردادی وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی |
| مبنای قانونی | قانون کار و قانون تأمین اجتماعی | قانون مدیریت خدمات کشوری و قوانین استخدامی خاص هر دستگاه |
| نرخ حق بیمه (کسورات) | 30%30\% کل ( 7%7\% کارگر، 23%23\% کارفرما) | متغیر است. برای مثال در صندوق بازنشستگی کشوری، سهم کارمند 9%9\% و سهم دولت 13.5%13.5\% است. |
| مبنای محاسبه حق بیمه | حقوق پایه + مزایای مستمر شغلی مشمول بیمه (بن، مسکن،…) | حقوق ثابت + فوق‌العاده‌های مشمول کسور بازنشستگی طبق ضوابط |
| مزایای اختصاصی | – مقرری بیمه بیکاری<br>- غرامت دستمزد ایام بیماری<br>- سختی و زیان‌آور بودن مشاغل<br>- کمک هزینه عائله‌مندی (حق اولاد) | – کمک هزینه مسکن (معمولاً در قالب وام یا تسهیلات)<br>- کمک هزینه‌های رفاهی خاص (سفر، تلفن و…)<br>- پاداش پایان خدمت (بر اساس قوانین دولتی) |
| مزایای مشترک | بازنشستگی، ازکارافتادگی، فوت، درمان، کمک هزینه ازدواج، هزینه کفن و دفن | بازنشستگی، ازکارافتادگی، فوت، درمان، کمک هزینه ازدواج، هزینه کفن و دفن |
| شرایط بازنشستگی (عمومی) | – با ۳۰ سال سابقه: سن ۵۰ برای مردان و ۴۵ برای زنان<br>- با ۳۵ سال سابقه: بدون شرط سنی<br>- با ۲۰ سال سابقه و سن ۶۰ (مرد) یا ۵۵ (زن) | – با ۳۰ سال سابقه و سن ۶۰ (مرد) یا ۵۵ (زن)<br>- با ۳۵ سال سابقه: بدون شرط سنی<br>- شرایط خاص برای مشاغل مدیریتی و موارد دیگر |
تحلیل تفاوت: اصلی‌ترین تفاوت در نهاد متولی و قانون حاکم است. بیمه تأمین اجتماعی گسترده‌ترین پوشش را دارد و تقریباً تمام نیروی کار بخش خصوصی را شامل می‌شود، در حالی که صندوق‌های دیگر مختص کارکنان دولت و نهادهای عمومی هستند. همچنین “بیمه بیکاری” یکی از مهم‌ترین مزایای اختصاصی بیمه تأمین اجتماعی است که در صندوق‌های دیگر وجود ندارد.
فصل چهارم: پرسش و پاسخ‌های متداول درباره مراحل معرفی کارمند جدید به بیمه
در این بخش به سوالات رایجی که برای کارفرمایان و کارمندان در خصوص فرآیند بیمه پیش می‌آید، پاسخ می‌دهیم.
۱. آیا برای کارمندانی که به صورت ساعتی یا پاره‌وقت کار می‌کنند هم باید بیمه رد کرد؟
پاسخ: بله، قطعاً. قانون هیچ تفاوتی بین نوع قرارداد (تمام وقت، پاره وقت، ساعتی، پروژه‌ای) قائل نشده است. کارفرما موظف است حق بیمه را به نسبت ساعات یا روزهای کارکرد فرد محاسبه و پرداخت کند. برای مثال، اگر فردی ۱۵ روز در ماه کار کرده، لیست بیمه او با ۱۵ روز کارکرد ارسال می‌شود.
۲. اگر کارمندی نخواهد بیمه شود و کتباً رضایت دهد، آیا تکلیف از دوش کارفرما ساقط می‌شود؟
پاسخ: خیر، به هیچ وجه. بیمه تأمین اجتماعی یک “قانون آمره” است و توافق کارگر و کارفرما برخلاف آن، فاقد هرگونه اعتبار قانونی است. حتی اگر کارمند رضایت‌نامه کتبی امضا کند، همچنان می‌تواند بعداً برای عدم پرداخت حق بیمه از کارفرما شکایت کند و کارفرما محکوم به پرداخت کل حق بیمه معوقه به همراه جرائم آن خواهد شد.
۳. جریمه عدم بیمه کردن کارمند چیست؟
پاسخ: در صورت شکایت کارمند و اثبات رابطه کاری، کارفرما مکلف به پرداخت کل حق بیمه سال‌های گذشته (سهم خود و سهم کارگر) به نرخ روز به سازمان تأمین اجتماعی است. علاوه بر این، مشمول جریمه نقدی معادل دو تا ده برابر حق بیمه مربوطه توسط وزارت کار خواهد شد.
۴. “مفاصاحساب بیمه” چیست و چه کاربردی دارد؟
پاسخ: مفاصاحساب بیمه، گواهی تسویه حساب یک کارفرما (معمولاً در قراردادهای پیمانکاری) با سازمان تأمین اجتماعی است. پیمانکاران برای دریافت آخرین صورت وضعیت و تسویه حساب با کارفرمای اصلی (واگذارنده کار)، ملزم به ارائه این گواهی هستند. دریافت این گواهی منوط به ارسال کامل لیست بیمه کارکنان پروژه و پرداخت کامل حق بیمه آنهاست.
۵. آیا در دوران مرخصی استعلاجی یا مرخصی زایمان باید برای کارمند لیست بیمه ارسال کرد؟
پاسخ: بله. در این دوران، کارمند از سازمان تأمین اجتماعی “غرامت دستمزد” دریافت می‌کند. کارفرما باید لیست بیمه را برای این فرد با صفر روز کارکرد و صفر ریال دستمزد ارسال کند تا صرفاً رابطه کاری او با کارگاه حفظ شود و در سوابق او وقفه‌ای ایجاد نگردد. حق بیمه این ایام توسط سازمان پرداخت می‌شود.
۶. اگر کارفرما دستمزد واقعی کارمند را در لیست بیمه کمتر از میزان واقعی اعلام کند، چه عواقبی دارد؟
پاسخ: این کار تخلف محسوب می‌شود و عواقب دوگانه‌ای دارد:
- برای کارمند: مبلغ مستمری بازنشستگی، مقرری بیمه بیکاری و غرامت ایام بیماری او بر اساس همان دستمزد پایین محاسبه شده و ضرر هنگفتی به او وارد می‌شود.
- برای کارفرما: در صورت بازرسی یا شکایت کارمند، کارفرما موظف به پرداخت مابه‌التفاوت حق بیمه برای تمام سال‌های گذشته به همراه جرائم آن خواهد بود.
۷. آیا به دوره کارآموزی بیمه تعلق می‌گیرد؟
پاسخ: بستگی به نوع دوره دارد. اگر کارآموزی در چارچوب قانون کار و در محیط کار واقعی باشد و کارآموز در خدمت کارفرما باشد، مشمول بیمه است. اما دوره‌های کارآموزی که صرفاً جنبه آموزشی داشته و تحت نظارت مراکز آموزشی فنی و حرفه‌ای برگزار می‌شوند، ممکن است مشمول نباشند. تشخیص این امر با بازرسان تأمین اجتماعی است.
۸. تکلیف بیمه اتباع خارجی که در ایران کار می‌کنند چیست؟
پاسخ: اتباع خارجی که دارای “پروانه کار” معتبر از وزارت کار هستند، دقیقاً مانند کارگران ایرانی مشمول قانون تأمین اجتماعی بوده و کارفرما موظف است آن‌ها را بیمه کند. این افراد از تمام مزایای بیمه به جز “مقرری بیمه بیکاری” برخوردار خواهند شد، مگر آنکه کشور متبوع آن‌ها نیز همین مزیت را برای کارگران ایرانی قائل باشد (اصل رفتار متقابل).
سخن پایانی: بیمه، تعهدی فراتر از قانون
همانطور که در این راهنمای جامع تشریح شد، بیمه کردن کارکنان یک فرآیند قانونی پیچیده و در عین حال حیاتی است. این اقدام، پایه‌گذار یک رابطه کاری سالم، شفاف و مبتنی بر احترام متقابل است. برای کارمند، بیمه به معنای امنیت خاطر برای امروز و امید به فردای بازنشستگی است. برای کارفرما، انجام صحیح و به موقع تعهدات بیمه‌ای، نه تنها یک سپر محافظ در برابر جرائم و دعاوی قانونی، بلکه نشانه‌ای از مسئولیت‌پذیری اجتماعی و حرفه‌ای‌گری است.
کارفرمایان هوشمند، بیمه را نه یک هزینه، بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک برای حفظ نیروی انسانی متخصص و ایجاد یک محیط کاری باثبات و قابل اعتماد می‌دانند. پایبندی به قوانین تأمین اجتماعی، در نهایت به نفع پایداری و رشد خود کسب‌وکار خواهد بود.
برای مطالعه بیشتر : مالیات دارندگان کارت بازرگانی
