استاندارد اینویس invoice چیست؟

۱. اینویس عادی (Simple Commercial Invoice)

مرسوم‌ترین نوع میان اکثر معاملات داخلی و صادرات عادی.

۲. سیاهه گواهی‌شده (Certified Invoice)

با گواهی اتاق بازرگانی که اصالت و صحت اطلاعات را تضمین می‌کند.

۳. سیاهه تأیید شده (Legalized Invoice)

با تأیید و امضای رسمی سفارت یا کنسولگری کشور واردکننده؛ برای برخی کشورهای خاص علی‌الخصوص در خاورمیانه.

۴. سیاهه کنسولی (Consular Invoice)

صدور توسط کنسولگری کشور واردکننده و الزام برای برخی کشورها مانند کشورهای آمریکای جنوبی.

۵. پروفرما اینویس (Preforma/Proforma Invoice)

سند غیررسمی برای پیشنهاد قیمت و شرایط کلی پیش از تایید معامله؛ عمدتاً جهت مجوز واردات و ثبت سفارش.

مقایسه جامع فاکتور رسمی و پروفرما: جدول تحلیلی | استاندارد اینویس

مراحل عملی تهیه، ارسال و تایید استاندارد اینویس

۱. جمع‌آوری اطلاعات کالا و خدمات: از منابع معتبر و بر اساس قرارداد

۲. تنظیم پیش‌نویس و بررسی با سایر اسناد (Packing List, PO, Contract)

۳. تطبیق دقیق با قوانین گمرکی کشور مقصد

۴. ثبت در سامانه جامع گمرک در صورت لزوم (کشور ایران: EPL)

۵. اخذ تایید اتاق بازرگانی، سفارت یا مراجع ذیصلاح در صورت شرط قرارداد

۶. مهر و امضاء مدیران مجاز شرکت صادرکننده

۷. ارسال نسخه اصلی به خریدار و ارائه نسخه به گمرک

۱۰ اشتباه رایج هنگام صدور استاندارد اینویس و خسارت‌های آن

۱. درج اشتباه کد تعرفه یا HS: منجر به جریمه یا برگشت کالا

۲. عدم درج مشخصات کامل خریدار و فروشنده

۳. عدم همانندی اطلاعات با Packing List یا بارنامه

۴. نوشتن قیمت غیرواقعی: عواقب مالیاتی و قانونی

۵. تکمیل ناقص ردیف‌ها یا ارقام مخدوش

۶. فراموشی درج کشور مبدا یا مقصد

۷. ذکر نشدن ارز (دلار، یورو، ریال و…)

۸. عدم قید شرایط پرداخت یا تحویل

۹. عدم اتصال فاکتور به قرارداد اصلی

۱۰. نبود مهر و امضاء معتبر

هر یک از موارد فوق می‌تواند به رد ترخیص کالا، جریمه‌های سنگین یا حتی ممنوعیت واردات بینجامد.

اینویس و بیمه؛ چگونه فاکتور ادعای خسارت را قانونی می‌کند؟

در بیمه حمل‌ونقل، وجود نسخه اصلی و معتبر اینویس که ارزش کالا را اثبات ‌کند، پیش‌نیاز هرگونه رسیدگی به دعاوی خسارت است. کارشناسان بیمه باربری فقط به استناد فاکتور استاندارد می‌توانند خسارت وارده را پرداخت کنند. این بخشی کلیدی از زنجیره امنیت تجارت بین‌الملل است.

الزامات دیجیتال؛ آینده استاندارد اینویس و ظهور فاکتورهای الکترونیکی (e-Invoice)

با گسترش دولت الکترونیک، فاکتورهای دیجیتال یا e-Invoice جایگزین اسناد کاغذی می‌شوند. این فاکتورها:

• امضای دیجیتال دارند.
• تبادل از طریق شبکه‌های امن (مانند EDI، PEPPOL، سامانه مؤدی مالیاتی ایران و…) انجام می‌پذیرد.
• سرعت رسیدگی مالیاتی و گمرکی را تا چند برابر افزایش می‌دهد.

در ایران نیز طبق قانون مالیات بر ارزش افزوده و سامانه مودیان، صدور فاکتور الکترونیکی در حال فراگیر شدن است و آموزش صدور آن در سرفصل‌‌های مجتمع فنی تهران نمایندگی اکباتان قرار دارد.

نمونه کامل یک اینویس استاندارد (به صورت عملی)

Invoice No: 23678

Date: 2025/05/18

Exporter: Tehran Electronics Co.

Address: Tehran, Shahrak Gharb

Buyer: Caspian Importer LTD, Baku, Azerbaijan

Goods: LCD TV, Model SX4100

Quantity: 120 Units

HS Code: 85287220

Unit Price: 360 USD

Total Value: 43,200 USD

Incoterm: FCA Tehran

Payment Terms: 30% advance, 70% upon delivery

Issued By: (Signed & stamped by authorized person)

الزامات قانونی و مقررات کلیدی صدور استاندارد اینویس در حقوق ایران

• رعایت آیین‌نامه اجرایی استاندارد گمرک جمهوری اسلامی ایران و دستورالعمل وزارت صمت
• تطبیق با بندهای فاکتور الکترونیکی در سامانه مؤدیان مالیاتی
• الزام به نگهداری اسناد فاکتور حداقل ۱۰ سال برای رسیدگی‌های آتی

کاربرد استاندارد اینویس در عملیات صادرات و واردات: مزیت‌ها و الزامات

در صادرات:

• ارائه صریح به گمرک کشور مبدأ
• ارائه به خریدار خارجی برای انتقال وجه
• ارائه به شرکت بیمه جهت بیمه‌نامه باربری

در واردات:

• مدرک اصلی ترخیص کالا از گمرک
• مبنای ثبت در دفاتر مالی شرکت وارد کننده
• ابزار تشویقات صادراتی و بازگشت ارز

کاربردهای نوین استاندارد استاندارد اینویس

• تسهیل تجارت بین‌المللی دیجیتال (Cross-border e-Commerce)
• پشتیبانی از سیستم‌های ERP، حسابداری خودکار و مدیریت هوشمند انبار
• ارائه به کارگزاری‌های فروش خارجی و صندوق‌های سرمایه‌گذاری بین‌المللی
• پشتوانه خریداری اعتبار اسنادی (L/C) و ضمانت‌نامه‌ها

پرسش‌های متداول و پاسخ‌های حرفه‌ای درباره استاندارد اینویس

۱. اگر اطلاعات اینویس ناقص باشد، چه عواقبی دارد؟

گمرک از ترخیص کالا خودداری می‌کند و ممکن است جریمه حقوقی، بازگشت یا ضبط کالا اعمال شود. حتی در صورت ترخیص، احتمال اعمال جریمه‌های مالیاتی و تعلیق مجوز صادرات یا واردات وجود دارد.

۲. آیا هر فروشنده‌ای می‌تواند خودش اینویس صادر کند؟

بله، اما شرط رعایت کلیه الزامات قانونی، ثبت اطلاعات صحیح، مهر و امضاء افراد مجاز شرکت است. گواهی اتاق بازرگانی یا سفارت نیز ممکن است بر حسب مقصد فاکتور الزام شود.

۳. آیا فقط کالای فیزیکی نیازمند اینویس است؟

خیر! خدمات صادراتی و وارداتی (مانند خدمات مشاوره، فنی و انتقال فناوری) نیز باید دارای اینویس استاندارد باشند.

۴. آیا امکان ارسال آنلاین اینویس معتبر وجود دارد؟

بله، با ظهور فاکتورهای الکترونیکی و سامانه‌های تبادل امن، ارسال آنلاین با امضای دیجیتال قانونی و پذیرفتنی است.

۵. آیا تخفیف یا هزینه حمل باید در اینویس ذکر شود؟

بله. تمامی تخفیف‌ها، هزینه حمل، عوارض جانبی، بیمه و هرگونه هزینه فرعی باید شفاف در این سند آمده باشد تا دچار مشکل گمرکی نشوید.

۶. چه کشورهایی فاکتور کنسولی را اجباری می‌دانند؟

عمدتاً کشورهای آمریکای مرکزی و جنوبی مانند آرژانتین و برزیل. مقررات هر کشور را پیش از معامله بررسی کنید.

۷. ارتباط اینویس با بارنامه (Bill of Lading) چیست؟

اینویس سند مالی و مالکیتی است، بارنامه سند حمل؛ برای ترخیص هر دو نیاز هستند و اطلاعات‌شان باید تطابق کامل داشته باشند.

۸. چگونه می‌توان عدم تطابق قیمت اینویس با ارزش واقعی بازار را اثبات کرد؟

کارشناسی رسمی توسط گمرک یا کارشناس دادگستری و استعلام از مراجع زیرربط (سایت‌های قیمت‌گذاری بین‌المللی).

۹. در معاملات داخلی نیز الزام به صدور فاکتور رسمی داریم؟

بله، طبق قوانین مالیات بر ارزش افزوده و جدیدترین مقررات سازمان امور مالیاتی ایران، صدور فاکتور رسمی الکترونیکی حتی در فروش داخلی الزامی شده است.

۱۰. فاکتور اصلاحی چیست و چه زمانی صادر می‌شود؟

در صورت بروز اشتباه در مقادیر، قیمت، شماره قرارداد یا اطلاعات طرفین باید فوراً فاکتور اصلاحی صادر و نسخه پیشین ابطال شود.

۱۱. چه ارزی برای صدور اینویس مناسب‌تر است؟

ارز معتبر جهانی (دلار، یورو، پوند) بر اساس توافق طرفین، اما ارز محلی نیز در معاملات داخلی پذیرفته است.

۱۲. آیا بایگانی فاکتورها الزامی است؟

بله. نگهداری نسخه‌های اصیل حداقل به مدت ۱۰ سال جهت حسابرسی و پیگیری‌های حقوقی و گمرکی لازم است.

۱۳. اگر شرکت واسطه (trading company) صادرکننده اینویس باشد، چه نکاتی باید رعایت کند؟

اطلاعات هر دو شرکت (فروشنده واقعی و واسطه) شفاف داخل اینویس آورده شده و مسئولیت‌های قراردادی به وضوح تفکیک گردد.

۱۴. آیا اینویس دست‌نویس پذیرفته می‌شود؟

در امور بین‌الملل توصیه نمی‌شود. اینویس باید تایپ‌شده، خوانا و چاپی باشد و در صورت الکترونیکی دارای امضای دیجیتال معتبر باشد.

۱۵. نقش فاکتور در حل اختلافات تجاری چیست؟

اینویس پایه قضاوت داوری تجاری، حل اختلافات مالی و مبنای استناد در دادگاه‌های داخلی و بین‌المللی است.

۱۶. آیا اینویس در پایانه‌های صادراتی و وارداتی ایران ثبت الکترونیکی می‌خواهد؟

بله، هر صادرکننده یا واردکننده باید اسناد مربوطه از جمله Invoice را در سامانه EPL یا سایر سامانه‌های قانونی ثبت نماید.

۱۷. تفاوت Packing List و فاکتور چیست؟

Packing List اطلاعات ریز بسته‌بندی، تعداد، وزن و محل هر کالا را شرح می‌دهد اما اینویس ارزش مالی، تعداد و قیمت را ثبت می‌کند.

۱۸. آیا ذکر مدت اعتبار اینویس ضروری است؟

برای فاکتورهای صادراتی بله، مدت اعتبار پیشنهادی، فرصت پرداخت و انقضاء قیمت باید به وضوح ذکر شود.

نتیجه‌گیری: چرا باید تهیه استاندارد اینویس را حتماً فرا بگیرید؟

صدور اینویس استاندارد، تضمین‌کننده سلامت، شفافیت و قانونی بودن معامله تجاری است. گام نهایی هر معامله موفق، آماده‌سازی اسنادی نظیر فاکتور تجاری براساس استاندارد روز جهان، تطبیق با مقررات گمرکی، حسابداری و مالیاتی و تضمین پذیرش نزد تمامی نهادهای ذی‌صلاح داخلی و خارجی است.

اگر صادرکننده یا واردکننده، حسابدار، دانشجو یا فعال بازرگانی هستید و می‌خواهید حرفه‌ای‌ترین اصول تهیه و کنترل اینویس و سایر اسناد تجارت را بیاموزید؛ توصیه ما شرکت در دوره جامع آموزش صادرات و واردات مجتمع فنی تهران نمایندگی اکباتان است.

با تیم مدرسین برتر بازرگانی و حقوق بین‌الملل، آموزش از مقدماتی تا پیشرفته را در محیطی کاملاً کاربردی تجربه خواهید کرد.

سیاهه گواهی شده
فاکتور تایید شده اولین نوع فاکتور استاندارد است که در مقاله فاکتور استاندارد به آن پرداخته ایم. فروشنده باید در لیست تایید شده مواردی مانند آماده بودن کالای فروخته شده طبق قرارداد و عدم ممنوعیت کالای خریداری شده در کشور مبدا را قبل از معامله تایید کند. در پایان لیست تایید شده باید به امضای اتاق بازرگانی موسسه برسد.
سیاهه تأیید شده
فاکتور قانونی دومین نوع فاکتور است. گاهی اوقات به درخواست کشور خریدار، فروشنده باید لیست تایید شده با امضای اتاق بازرگانی را به سفارت کشور خریدار برساند تا توسط آنها امضا شود. لیست تایید شده در کشورهای خاورمیانه ایجاد شده است.
سیاهه کنسولی
فاکتور کنسولی سومین و آخرین نوع فاکتور است که در مقاله استاندارد در مورد اینکه فاکتور چیست به آن پرداخته ایم. این فرم باید توسط شرکت فروشنده تکمیل و مهر و موم شود. کلیه هزینه های مربوط به لیست کنسولی به عهده فروشنده می باشد. جالب است بدانید که لیست کنسولی در کشورهای آمریکای جنوبی امضا شده است.

ضرورت دریافت invoice چیست؟

اکنون که پاسخ کاملی به سوالات شما در مورد اینکه فاکتور استاندارد چیست، دادیم، نوبت به توضیح نیاز دریافت فاکتور می رسد. همانطور که در قسمت های قبل خواندید فاکتور در معاملات بین المللی بسیار مهم است و استفاده از آن بسیار ضروری است. در صورتی که افراد و مشاغل در هنگام خرید و فروش از فاکتور استفاده نکنند، باید خسارت سنگینی بپردازند. از طرفی استفاده از فاکتور نشان دهنده ارزش و اعتبار محصولات فروشنده است که فاکتورها را به یکی از ضروری ترین اسناد تجاری تبدیل کرده است. خریدار همچنین اطلاعات مورد نیاز خود را قبل از امضای قرارداد از طریق فاکتور به دست می آورد.

ضرورت استاندارد اینویس invoice چیست؟

پیش فاکتور یا پیش فاکتور در عملیات بازرگانی و عملیات گمرکی قبل از انجام معامله از فروشنده اخذ می شود. پیش فاکتور اطلاعات دقیق محصول و شرایط آن را در اختیار خریدار قرار می دهد. ضمناً برای اخذ مجوز از وزارت حراست، داشتن پیش فاکتور یا پیش فاکتور الزامی است. اطلاعاتی مانند نام و آدرس خریدار و فروشنده، قیمت کل و قیمت واحد کالا، مقدار و تعداد کالا، شرایط پرداخت قیمت کالا، زمان تحویل کالا توسط خریدار به فروشنده و مدت اعتبار پیش فاکتور در پیش فاکتور درج شده است. تفاوتی که پیش فاکتور و فاکتور را متمایز می کند، رسمی بودن پیش فاکتور و غیر رسمی بودن پیش فاکتور در بیشتر موارد است.

برای مطالعه بیشتر :آموزش حسابداری

پیش نیاز های حسابداری برای ورود به بازار کار