روش و اصول بایگانی پرونده های پرسنلی چگونه است؟

روش و اصول بایگانی پرونده های پرسنلی چگونه است؟

آیا می دانید مهمترین رکن واحد منابع انسانی پرونده پرسنلی است! با توجه به اهمیت فراوان پرونده های پرسنلی در هر سازمانی، آرشیو آن ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.

معمولاً بایگانی پرونده های پرسنلی به منظور امکان مراجعه به این اسناد در آینده و همچنین افزایش مسئولیت پذیری کارکنان در قبال وظایفشان انجام می شود.

با توجه به اهمیت فراوان آرشیو پرونده های پرسنلی در واحد منابع انسانی، در این مقاله ابتدا به این سوال پاسخ دهید که بایگانی به چه معناست؟ سپس در مورد انواع آرشیو، آرشیو فایل های شخصی، روش های آرشیو فایل های شخصی، اصول آرشیو فایل های شخصی، شرح وظایف مدیر آرشیو، مزایا و معایب نرم افزار آرشیو فایل های شخصی بحث خواهیم کرد.

بایگانی یعنی چه ؟

احتمالا برای شما هم سوال هست که اصلا بایگانی یعنی چه ؟ می توان گفت که بایگانی نوعی دسته بندی می باشد و انجام آن فرایندی است که سبب نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد خواهد شد و در همه سیستم‌های سازمان مانند برنامه حسابداری کاربردی است.

یکی از فرآیندهای مهم در مدیریت سوابق و سوابق، بایگانی است و کارکنان اداری در هر سازمانی باید توانایی بایگانی سوابق و سوابق را داشته باشند. البته این روزها با استفاده از تعداد زیادی نرم افزار آرشیو اسناد، کارمندان می توانند اطلاعات خود را با سهولت بیشتری بایگانی کنند.

مفهوم بایگانی به چه معناست؟

آرشیو خود دو مفهوم دارد. اولین مورد، طبقه بندی، حفاظت، حفظ و سازماندهی اسناد با استفاده از روش های دسترسی کم هزینه و کم سرعت به اسناد است.

مفهوم دوم بایگانی، محل نگهداری اسناد را بر اساس معیارهای دقیق و علمی تعیین می کند.

انواع بایگانی

اگر بخواهیم آرشیوها را دسته بندی کنیم باید بگوییم که آرشیوها 3 نوع دارند: آرشیو فعلی، آرشیو نیمه جاری و آرشیو راکد. در این قسمت به معرفی هر نوع روش بایگانی می پردازیم.

انواع تشکیل پرونده در اصول تشکیل پرونده شخصی

آرشیوهای فعلی

آرشیو جاری واحدی است که سوابق جاری و نیمه جاری سازمان را ثبت می کند. اطلاعات ذخیره شده در آرشیو فعلی روزانه توسط سازمان استفاده می شود. مدارک مربوط به محاسبه اضافه کاری ممکن است در این دسته باشد.

آرشیوهای نیمه جاری

در حالت بایگانی نیمه جاری، اسناد به همان روشی که در حالت بایگانی رایج برای دسترسی ذخیره می شوند، ذخیره می شوند، اما کارمندان گاهی از اسنادی استفاده می کنند که در حالت بایگانی نیمه جاری ذخیره می شوند. اسناد لیست بیمه اجتماعی ممکن است در این دسته قرار گیرند.

آرشیوهای راکد

واحد بایگانی که بایگانی جاری و غیر جاری در آن انجام نمی شود راکد بایگانی می گویند. تنها کاربرد این واحد برای ارزیابی فایل های بایگانی و حذفی است و به طور کلی از اسناد بایگانی شده در این قسمت زیاد استفاده نمی شود. به آن ذخیره سازی راکد یا پیش بایگانی نیز می گویند.

دو روش برای بایگانی راکد وجود دارد. در روش اول فرآیند بایگانی با همان شماره و کد فعلی قفسه ها انجام می شود. در روش دوم فرآیند بایگانی با استفاده از شماره و کد جدید انجام می شود و دفترچه راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها قرار می گیرد.

اصول بایگانی سوابق شخصی چیست؟

فایل های پرسنلی شامل کلیه اسناد شخصی، آموزشی، حرفه ای، حقوقی، تجربه بد و گارانتی کارکنان می باشد. بنابراین نگهداری سوابق پرسنل در هر سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در واقع یکی از ارکان مهم واحد منابع انسانی هر شرکتی، تهیه پرونده پرسنلی است.

داشتن اطلاعات کامل در مورد سازماندهی اسناد و مدارک یکی از ویژگی های کارکنان اداری هر شرکتی است. هر سازمانی مکان خاصی برای نگهداری اسناد شخصی خود دارد. در واقع نگهداری پرونده پرسنلی بر اساس اصول معین و در مکان معین را بایگانی پرونده پرسنلی می گویند.

پرونده های پرسنل را بر اساس اصول دقیق نگهداری کنید
حفظ سوابق پرسنلی در اصول بایگانی سوابق پرسنلی

اهداف بایگانی پرونده های پرسنلی چیست؟

به طور کلی می توان گفت که بایگانی پرونده شخصی دو هدف را برآورده می کند. اولین هدف از طبقه بندی پرونده های پرسنلی این است که ابزاری موثر در دستان مدیران برای مسئولیت پذیری و پاسخگویی کارکنان باشد. هدف دوم از بایگانی پرونده شخصی، استفاده از این اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی است.

مزایا و معایب بایگانی فایل های پرسنلی

یکی از مزایای تشکیل پرونده پرسنلی این است که تمام اطلاعات شخصی در یک مکان نگهداری می شود و دسترسی به این اطلاعات و تایید آن در هر زمان آسان است.

شرایط ارسال پرونده های شخصی

تشکیل پرونده پرسنلی به دو صورت الکترونیکی و دستی وجود دارد و شرکت ها با توجه به استراتژی کاری خود روش تشکیل پرونده پرسنلی را انتخاب می کنند.

آرشیو سنتی پرونده های پرسنل

در روش سنتی تشکیل پرونده پرسنلی، بهره وری به میزان قابل توجهی کاهش می یابد و به مرور زمان آسیب پذیری و استهلاک آن افزایش می یابد. جستجوهای خسته کننده و عدم دسترسی سریع مدیران به فایل ها از معایب بایگانی دستی فایل ها است.

بایگانی الکترونیکی پرونده های پرسنل

برای جلوگیری از مشکلات حقوقی، اصل مدارک پرسنلی باید حفظ شود، اما در مواقعی که نیازی به تایید اصل مدارک نیست، با استفاده از روش‌های الکترونیکی جدید برای بایگانی پرونده‌های پرسنلی، می‌توان به راحتی فایل‌ها را به صورت الکترونیکی ذخیره کرد. اطلاعات کارکنان تایید شده و قابل دسترسی است. .

امروزه نرم افزارهای مختلفی برای بایگانی الکترونیکی پرونده های پرسنلی وجود دارد که با ایجاد امکان تشکیل پرونده الکترونیکی، دسترسی سریعتر به پرونده های پرسنلی را فراهم کرده و همچنین از نیاز به فضای ذخیره سازی اسناد کاغذی کارکنان جلوگیری کرده است. یکی از نرم افزارهایی که امکان تشکیل پرونده و مدارک پرسنلی را به صورت الکترونیکی ارائه می دهد، نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی آرین سیستم است که در این مقاله به ارائه آن پرداخته ایم.

نکته مهم
علاوه بر بایگانی الکترونیکی پرونده پرسنلی، نگهداری رونوشت فیزیکی مدارک در مکان های ویژه ضروری است.
روشهای جدید بایگانی اسناد
از روش های جدید آرشیو اسناد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

روش طبقه بندی الفبایی
فایل ها را بر اساس حروف الفبا در قفسه ها مرتب کنید و آنها را طبقه بندی کنید. این روش اغلب برای بایگانی پرونده های پرسنل استفاده می شود. فرهنگ لغت نیز نمونه ای از این روش است.

روش آرشیو دیجیتال
استفاده از اعداد با معنای خاص برای تشکیل پرونده، به عنوان مثال استفاده از شماره پرسنلی در تشکیل پرونده های کارکنان استفاده می شود.

روش طبقه بندی مرکب (با استفاده از حروف و اعداد)

در این روش از حروف و اعداد به صورت جداگانه یا ترکیبی برای نشان دادن مفهومی خاص استفاده می شود. برای مثال عبارت 1C/16/2/4/F یک مفهوم خاص است که معنای هر یک از اجزای آن به شرح زیر است:
F: به معنای قفسه ای است که پرونده های مربوط به حرف “F” در آن قرار دارند.
16: به معنی قفسه شانزدهم با حرف «ف» است.
2: به معنای ردیف دوم قفسه حرف “ف” است.
4: به معنی شماره فایل در خط مورد نظر است.
ج: به معنای پوشش پرونده است.
1: یعنی اولین جلد فایل.

روش بایگانی مبتنی بر موضوع

در این روش بسیار دقیق اما دشوار، این کار با توجه به مشکل طبقه بندی فایل ها انجام می شود. در این روش ابتدا باید تم های مورد نظر خود را انتخاب کنید و سپس با توجه به تم ها آرشیو کنید. به عنوان مثال، نامه های بخش اداری در قفسه مربوطه و نامه های اداره مالی در قفسه مربوطه قرار می گیرند. .

روش درجه بندی بر اساس رنگ
به این ترتیب می توانید یک رنگ پوشه برای فایل های هر قسمت تهیه کنید. به عنوان مثال اسناد مربوط به بخش مالی در پوشه های سبز رنگ و اسناد مربوط به امور اداری در پوشه های نارنجی قرار می گیرند.

روش آرشیو بر اساس مناطق جغرافیایی
در این روش آرشیو بر اساس مناطق جغرافیایی و شهرها انجام می شود. به عنوان مثال برای اسناد استان تهران بخشی در نظر گرفته شده است. سپس مدارک مربوط به هر شهرستان در استان تهران در قفسه ای قرار می گیرد.

روش تشکیل پرونده بر اساس تاریخ یا روش تاریخی
در این روش اسناد با توجه به تاریخ ایجاد، مرجع یا ردیابی بایگانی می شوند. به طور کلی، پرونده هایی که باید در تاریخ خاصی برای آنها اقدامات انجام شود، بایگانی می شوند.

اصول بایگانی پرونده های پرسنلی چیست؟

با توجه به اهمیت فراوان پرونده های پرسنلی در هر سازمانی، برای حفظ این پرونده ها باید اصول بایگانی رعایت شود که در ادامه به ارائه هر یک از این اصول بایگانی می پردازیم.

خلاصه پرونده شخصی
خلاصه پرونده پرسنلی برگه ای است برای اینکه افراد با مشاهده این برگه اطلاعات ضروری فرد را به دست آورند و لازم نیست هر بار کل پرونده بررسی شود. معمولاً نام و نام خانوادگی و تلفن پرسنل در برگه خلاصه پرونده پرسنلی درج می شود. توجه داشته باشید که خلاصه پرونده پرسنلی باید در ابتدای هر پرونده پرسنلی باشد.

چک لیست
چک لیست نیز برگه ای است که توسط شخص تشکیل دهنده پرونده تهیه می شود و خلأهای موجود در پرونده را نشان می دهد. چک لیست باید در ابتدای هر پرونده پرسنلی ظاهر شود.

طرح بندی اسناد
برای اینکه بتوانیم به راحتی به اطلاعات از سوابق شخصی دسترسی داشته باشیم، باید استاندارد مشخصی برای همه سوابق شخصی داشته باشیم. به عنوان مثال پس از تهیه خلاصه لیست و چک لیست پرونده پرسنلی می توانیم ابتدا مدارک تحصیلی پرسنلی را در پرونده قرار دهیم سپس اطلاعات شناسنامه و سپس سوابق استخدامی و …

نکته: کلیه مدارک شناسایی پرسنل باید ابتدا با اصل مدارک تطبیق داده و سپس در پرونده پرسنلی قرار گیرد.
مدارک هویتی
مدارک هویتی یکی از مهمترین مدارکی است که در زمان استخدام از پرسنل دریافت می شود. اگر کارمند دارای همسر و فرزند باشد، علاوه بر مدارک هویتی، باید مدارک همسر و فرزندان خود را نیز ارائه دهد.

فتوکپی تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی کارمند، فتوکپی تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی همسر و فرزندان، عکس پرسنلی و فتوکپی پایان خدمت یا خدمت. کارت معافیت (برای آقایان) از جمله مدارک هویتی است که باید در پرونده پرسنلی موجود باشد.

ضمانت کارکنان
معمولاً در شرکت ها کارکنان ضمانت اجرای صحیح کار را می دهند. این سپرده ها باید در مکانی امن نگهداری شوند و کد پرسنلی روی آنها درج شود. میزان ودیعه بسته به حساسیت افراد متفاوت است.

لیست کالاهای تحویل داده شده
معمولاً در ابتدای شروع کار پرسنل در یک بنگاه، بسته به نوع کار، تجهیزاتی در اختیار آنها قرار می گیرد و فهرست این تجهیزات در برگه ای نوشته می شود و از کارکنان امضا می شود. این تجهیزات این موارد را می توان در لیست نرم افزار کنترل موجودی نیز ذخیره کرد.

لیست کالاهای تحویل شده در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

به عنوان مثال به منشی هنگام شروع کار یک سیستم کامپیوتری به همراه میز و صندلی داده می شود، اکنون لیست میز، صندلی و تمامی اجزاء شامل کامپیوتر، مانیتور، ماوس و … می باشد. در لیست کالاهای تحویلی به این منشی درج شده است.

فایل های مطالعاتی و آموزشی
گواهینامه های آموزشی، سوابق آموزشی و مدارک دوره ای که کارمند در خارج از سازمان یا درون سازمان گذرانده است باید در پرونده شخصی وی درج شود.

ارزیابی پرونده های پرسنلی
در هر سازمان زمانی مشخص می شود و تیم ارزیابی سازمان به صورت تصادفی پرونده های پرسنلی خاصی را در زمان تعیین شده انتخاب و بررسی می کند. معیارهای ارزیابی پرونده های پرسنلی همانند اصول طبقه بندی پرونده ها است که در قسمت قبل توضیح دادیم.

مدیر امور اداری، معاون پشتیبانی، مدیر منابع انسانی و گاهی اوقات مدیر عامل شرکت ممکن است اعضای تیم ارزیابی باشند.

دستورالعمل ارسال پرونده های پرسنلی
هر سازمانی دستورالعمل های خاص خود را برای آرشیو فایل های خود با توجه به استراتژی مدیریت خود دارد. در این قسمت نمونه آموزش بایگانی پرونده های پرسنلی را قرار داده ایم که در 2 صفحه به شما کمک می کند تا با دستورالعمل های بایگانی آشنا شوید.

صفحه اول نمونه دستورالعمل بایگانی پرونده های پرسنلی

صفحه دوم نمونه دستورالعمل بایگانی پرونده های پرسنلی

شرح وظایف مدیر فایل پرسنلی

مدیر سوابق وظایفی دارد که باید به طور موثر انجام دهد. از جمله وظایف مهم مدیر سوابق پرسنلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

حفظ و نگهداری اسناد پرسنلی و نگهداری اسناد محرمانه طبق قوانین و اصول بایگانی
با توجه به اصولی که مشخص شده فهرستی از اسناد تهیه کنید.
فایل ها و سوابق ایمیل را به ترتیب پیوست کنید
به سوالات تلفنی یا حضوری در زمینه حل مسائل اداری کارکنان پاسخ دهید
تهیه گزارشات لازم جهت گزارش دهی به مدیران
تحویل پرونده های خدماتی به واحد طبقه بندی راکد پس از موافقت مافوق آنها
سپرده گذاری کارکنان جدید
طبق دستورالعمل ها فایل ها را بگیرید، طبقه بندی کنید، کدگذاری کنید و بایگانی کنید
ثبت مسائل مربوط به تشکیل پرونده مرخصی، مرخصی استعلاجی و گواهی آموزش کارکنان
همکاری برای تهیه وضعیت مرخصی سالانه کارکنان
ارائه ارزیابی سالانه کارکنان شرکت به پرونده ها
شماره گذاری و پلمپ پرونده های ارسالی به سایر واحدهای تابعه و دریافت پرونده
کارهای دیگری را طبق دستور مافوق انجام دهید.
مدیر سوابق پرسنل باید در نظر داشته باشد که این امر به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر برنامه حقوق و دستمزد سازمان تأثیر می گذارد.
مدیر مرخصی استعلاجی قوانین خاصی دارد و مدیر استخدام باید قوانین و مدارک لازم برای ثبت انواع مرخصی زایمان کارکنان را بداند. در مورد شرایط و قوانین ثبت نام به تفصیل بحث کردیم. و در مرخصی زایمان پیشنهاد می کنم این دو مقاله را مطالعه کنید.
شرح مأموریت های مدیر بایگانی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی
شرح مأموریت های مدیر بایگانی در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

شرایط صدور گواهینامه مدیر سوابق پرسنلی

مدیر بایگانی باید شرایطی را داشته باشد که بتواند این سمت را اشغال کند. شرایط صدور گواهینامه مدیر سوابق به شرح زیر است.

از نظر آموزش و اطلاع رسانی به کارمند، بهتر است داوطلب در یکی از رشته های مدیریت دولتی، مدیریت صنعتی، مدیریت آموزشی و برنامه ریزی، مدیریت بازرگانی، مدیریت و بهره وری سیستم ها، مدیریت سیستم ها، مدیریت آموزشی، اقتصاد فعالیت کند. ، اقتصاد، اقتصاد اسلامی، علوم اسلامی – اقتصاد، اقتصاد و معارف اسلامی، مطالعات اجتماعی، علوم اجتماعی همه گرایش ها، مدیریت مالی، حسابداری، حسابداری و امور مالی، امور دولتی و مدیریت اداری. از طرفی باید با ابزارها و نرم افزارهای سازمانی مانند نرم افزار ERP آریان یا نرم افزار حسابداری دپارتمان آشنایی داشته باشد.

مدیر بایگانی اسناد از نظر سابقه باید حداقل دارای مدرک لیسانس و سالها سابقه کار باشد.

از نظر مهارت، یک استخدام کننده باید دارای هفت مهارت ICDL باشد.

از نظر آموزشی، یک کارگزین باید آموزش منشی و سیستم تشکیل پرونده را گذرانده باشد.

مدیر منابع انسانی سازمان با عناصر ذکر شده شرایط فرد مورد نیاز را می سنجد و در صورت احراز شرایط مذکور، آن فرد را به عنوان کارگزینی استخدام می کند. در صورت تمایل به اطلاعات بیشتر در مورد مدیر منابع انسانی و وظایف وی به مقاله وظایف و اهداف مدیریت منابع انسانی مراجعه نمایید.

مدارک مورد نیاز جهت ارسال پرونده شخصی

زمانی که فردی برای استخدام در شرکتی پذیرفته می شود باید مدارکی را که واحد اداری برای ارائه پرونده از او می خواهد ارائه دهد. مدارک مورد نیاز برای ارسال پرونده شخصی عبارتند از:

اصل و فتوکپی شناسنامه متقاضی
اصل و فتوکپی کارت ملی متقاضی
اصل و فتوکپی مدارک و گواهینامه های آموزشی
عکس 3×2 (به تعداد لازم)
گواهی مدیریت ایمنی و بهداشت
نامزدی معرفی
اصل و کپی آخرین مدرک تحصیلی دانشگاه
شماره حساب در بانک مورد نظر کارفرما را ارائه دهید
اصل و فتوکپی شناسنامه همسر و فرزندان متقاضی
اصل و فتوکپی کارت ملی همسر و فرزندان متقاضی
اصل و فتوکپی سند ازدواج
اصل و فتوکپی کارت پایان خدمت یا معافیت دائم (برای آقایان)
اصل و فتوکپی معافیت شغلی شوهر/پدر (برای زنان)
مدارک مورد نیاز در اصول بایگانی پرونده های پرسنلی
مدارک مورد نیاز در اصول بایگانی پرونده های شخصی

عناصر و مدارکی که باید در پرونده شخصی درج شود
برای بایگانی پرونده های پرسنلی ابتدا باید اسناد در پرونده ها قرار داده شود و سپس این پرونده ها بایگانی شوند. موارد و مدارکی که باید در پرونده پرسنلی ثبت شود عبارتند از:

فرم ها، سفارش ها و گزارش های ماموریت را بگذارید
شرح شغل
مدارک مربوط به ایام استعلاجی (مثلاً اگر شخصی به دلیل درد زانو مرخصی استعلاجی گرفته باشد، مدارک مربوط به بیماری و مرخصی استعلاجی او باید بایگانی شود).
قوانین استخدام
قراردادهای کاری از سالی که کارمند شروع به کار کرد
مشوق ها و پاداش ها
تحریم ها و غیبت ها
حوادث پیش بینی نشده (اگر حادثه ای در سازمان رخ دهد و به کارمند آسیب برساند، فرم ارسال شده به اداره کار، اسناد دوره پردازش و هزینه های صرف شده باید بایگانی شود.)
فرم ها و نامه های مربوط به امور اداری
سایر موارد مربوط به وظایف کارمند.
نکته مهم
تشکیل اسناد مربوط به آسیب های ناشی از کار در جبران خسارت کارمند موثر است.
نرم افزار آرشیو فایل های پرسنلی
امروزه اکثر سازمان ها سوابق پرسنل خود را به صورت الکترونیکی و از طریق نرم افزارهای مختلف آرشیو سوابق پرسنل بایگانی می کنند. در ادامه به بررسی مزایا و معایب نرم افزار آرشیو فایل پرسنلی می پردازیم.

مزایای نرم افزار آرشیو فایل های شخصی

نرم افزار آرشیو فایل های شخصی دارای مزایایی است که هر یک از این مزایا به شرح زیر است:

ذخیره و پشتیبان گیری از فایل ها
طبقه بندی و طبقه بندی اسناد با توجه به موضوع آنها
امکان پیوست کردن فایل ها
فایل ها را با دقت بیشتری مدیریت کنید
امکان ارتباط نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی با نرم افزار دبیرخانه
توانایی تهیه گزارش های آماری
نکته: نرم افزار دبیرخانه ارتباط نزدیکی با نرم افزارهای آرشیو دارد و کسب و کارها معمولاً از این دو نرم افزار با هم استفاده می کنند.
معایب نرم افزار آرشیو فایل های شخصی
نرم افزار بایگانی سوابق پرسنل علاوه بر مزایایی که دارد معایبی نیز دارد که هر کدام عبارتند از:

در صورت حذف اطلاعات سیستم، تمامی اطلاعات آرشیو شده از بین خواهند رفت. برای جلوگیری از این مشکل، داده های سیستم باید کپی شوند.
اگر سیستم از امنیت کافی برخوردار نباشد، اطلاعات شخصی به دست افراد سودجو می‌رسد. برای جلوگیری از این مشکل، امنیت سیستم باید با استفاده از حریم خصوصی شخصی تقویت شود.
برخی از کارمندانی که اطلاعات را به روش سنتی بایگانی می‌کنند ممکن است نتوانند به درستی با نرم‌افزار بایگانی سوابق پرسنل کار کنند. برای جلوگیری از این مشکل، کارکنان باید به مدت یک هفته به صورت آزمایشی با سیستم کار کنند تا به تمامی قسمت های نرم افزار تسلط کامل داشته باشند.
برخی از کارمندان ممکن است خطاهایی را که مرتکب می شوند به نرم افزار نسبت دهند. برای جلوگیری از این مشکل، خطاهای کارکنان باید پیگیری شود.
با استفاده از نرم افزار بایگانی سوابق پرسنل، رفت و آمد و ارتباط کارکنان با یکدیگر در محیط انسانی کاهش می یابد، زیرا تنها استفاده از کامپیوتر برای تکمیل کار کافی است.
نتیجه گیری

سوابق یکی از مهمترین فرآیندها در هر سازمانی است زیرا پرونده های آرشیو شده در آینده مورد استفاده قرار خواهند گرفت. در واقع، پرونده‌هایی که از فرآیند اداری فرار می‌کنند، اما برای سازمان مهم هستند و احتمالاً در آینده مورد استناد قرار خواهند گرفت، بایگانی می‌شوند.

آرشیو پرونده های پرسنلی یکی از مسئولین آرشیو است و باید بر اساس اصولی باشد که دسترسی به پرونده ها را تسهیل کند. در این مقاله اصول آرشیو سوابق شخصی را به طور عمیق مورد بحث قرار می دهیم.