دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟

دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟ 

بر اساس ماده 10 قانون تجارت، تجار باید برای ثبت کلیه مکاتبات و ارتباطات ورودی و خروجی خود از دفترچه یادداشت استفاده کنند. امروزه در سازمان ها از اتوماسیون اداری یا نرم افزار اداری به عنوان جایگزین دفتر کپی استفاده می شود.

میز شاخص ها به سازمان ها این امکان را می دهد که مکاتبات و نامه های خود را به شیوه ای منظم و اصولی سازماندهی کنند. به این ترتیب در آینده به راحتی به مسابقه مورد نظر دسترسی خواهند داشت.

در این مقاله به بررسی ماهیت دفتر گزارش، کاربرد آن، مشخصات و نحوه ثبت در این دفتر می پردازیم. تا پایان این مقاله با ما همراه باشید تا پاسخ تمام سوالات خود را در مورد چیستی دفتر اندیکاتور بیابید.

تعریف دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟

طبق ماده 6 قانون تجارت، هر تاجری (به استثنای مشاغل پاره وقت) باید از خدمات حقوقی اعم از روزنامه، دفتر کل، دفتر مالی (ترازنامه) و یک کتاب بزرگ استفاده کند. امروزه به جای دفترچه یادداشت از کتاب شاخص (سربرگ) یا آرشیو الکترونیکی استفاده می شود.

در دفتر اندیکاتور خلاصه اطلاعات و مشخصات مکاتبات، اسناد و نامه های وارد شده و صادر شده توسط سازمان ثبت می شود. کلیه ادارات، سازمان ها، مراکز حقوقی، مراکز آموزشی مانند مدارس و دانشگاه ها، کارخانه ها، شرکت ها و مراکز خصوصی و دولتی بسته به حجم مکاتبات موجود در مجموعه خود می توانند از دفتر اندیکاتور استفاده کنند.

ثبت اطلاعات از نامه های سازمان؛ یکی از موارد استفاده دفتر اندیکاتورها

دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟ دفتر اندیکاتور برای چه مواردی استفاده می شود؟

استفاده از Indicator Desk به سازمان ها و ادارات کمک می کند تا مکاتبات، اسناد، اسناد و نامه ها را در مجموعه سفارش و سازماندهی کنند. علاوه بر این، با توجه به تعداد مسابقات، آنها می توانند روند ارجاع رکوردهای مسابقه داخلی یا خارجی خود را از طریق دفتر اندیکاتور تسهیل کنند.

در واقع با استفاده از ویرایش دفتر شاخص ها، کلیه اطلاعات اسناد به صورت جداگانه در صورت نیاز آتی در اختیار افراد سازمان قرار خواهد گرفت. بنابراین هنگام ثبت و پیگیری نامه ها و اسناد مانند ثبت ” فاکتور رسمی فروش لوازم خانگی ” مشکلی وجود نخواهد داشت.

دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟ و مشخصات و ستون های دفتر اندیکاتور

کلیه مشخصات مربوط به نامه ها و مکاتبات سازمان باید به طور دقیق در دفتر اطلاع رسانی ثبت شود. در هر دفتر اندیکاتور دو فرم مجزا برای نامه های ارسالی و دریافتی در نظر گرفته شده و در هر کدام ستون های مخصوص قرار داده شده است. برای این منظور اطلاعات حروف در ستون های زیر دفتر اندیکاتور وارد می شود:

شماره خط، شماره ثبت یا شماره اندیکاتور: در ابتدای هر سال دفتر اندیکاتور با کد یا شماره مخصوص شروع می شود. هر یک از نامه های سازمان به شماره های دفتر گزارش تخصیص داده می شود. در پایان هر سال شمارش این کدها به پایان می رسد و دفتر اندیکاتور آن سال تعطیل می شود.
تاریخ ورود: برای نامه های دریافتی – تاریخ ورود نامه به سازمان بر اساس روز، ماه و سال
شماره و تاریخ نامه دریافتی: برای نامه های دریافتی – شماره و تاریخ نامه را به طور همزمان ثبت کنید – اگر شماره نامه وجود نداشته باشد یا نامه ای از شخص حقیقی دریافت شده باشد، فقط تاریخ ثبت می شود (نامه نامه افراد حقیقی شماره ندارند)
ورودی از – خروجی به: مرجعی را که نامه از آنجا دریافت شده یا نامه به آن ارسال شده است، ثبت کنید.
موضوع یا شرح نامه: ثبت خلاصه ای از اطلاعات مندرج در نامه
تعداد پیوست ها: تعداد برگه های پیوست نامه های ورودی یا خروجی را ثبت کنید.
ارجاع به: نام شخص حقیقی یا حقوقی ثبت می شود که گیرنده نامه و مسئول انجام اقدامات لازم مندرج در نامه می باشد.
تاریخ صدور: برای نامه های صادر شده – تاریخ صدور نامه ارسالی ثبت می شود.
کپی به: برای نامه های صادر شده – اگر نامه گیرنده ای غیر از گیرنده اصلی داشته باشد، نام گیرنده نسخه در این ستون ثبت می شود.
شماره دفتر گزارش قبلی: تعداد نامه‌های قبلی سازمان را که به نامه فعلی مرتبط هستند ثبت کنید – اگر ثبت‌کننده کلماتی مانند “دنبال کردن”، “بازگشت” یا “معکوس” را در نامه مشاهده کرد، باید این ستون را پر کند.
شماره بعدی دفتر گزارش: ثبت شماره نامه های بعدی یا آتی سازمان که به نامه فعلی مرتبط می شود.
شماره پرونده: شماره پرونده نامه صادر شده یا شماره پرونده نامه دریافتی را ثبت کنید
به این ترتیب سازمان ها و شرکت ها از دفتر اندیکاتور برای ثبت مکاتبات و نامه های مختلف داخلی و خارجی مانند گزارش کار ماهانه، صورتجلسات، درخواست وام، اعلام موجودی، قراردادهای خرید و فروش یا نامه های شرکت در مزایده استفاده می کنند.

در واقع حراج یک فرآیند رقابتی است که در آن کالاها یا خدمات یک سازمان با بالاترین قیمت فروخته یا اعطا می شود. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر در مورد مزایده یا مزایده ملک، مقاله مزایده چیست، با معرفی انواع حراج و بررسی شرایط و مراحل شرکت در مزایده شما را راهنمایی می کند.

دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟ و نحوه ثبت نام در دفتر اندیکاتورها

نامه های ورودی و خروجی سازمان به دفتر اندیکاتور دو فرم مجزا دارد. بسته به نوع سازمان، فرم نامه دریافتی شامل حداقل 5 ستون شامل شماره خط، تاریخ، گیرنده نامه، توضیحات و شماره نامه است.

از طرفی فرم نامه های ارسالی بسته به هدف کسب و کار دارای حداقل 6 ستون شماره نامه، عنوان نامه، شرح و توضیح نامه، گیرنده، پیوست و تاریخ نامه ارسالی می باشد.

هنگامی که نامه ای مانند نامه چک وضعیت قرارداد یا نامه تایید حقوق به دپارتمان منشی سازمان یا شرکت ارسال می شود. پرچم نویس یا ثبت کننده به ترتیب کلیه اطلاعات و مشخصات مربوط به نامه مورد نظر را در ستون های دفترچه پرچم ثبت می کند. تا در آینده امکان پیگیری و دسترسی آسان به این مکاتبات وجود داشته باشد.

نحوه ذخیره اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور

شاخص چیست؟
دفتر شاخص به عنوان دفتر کمکی در کنار دفتر اندیکاتور شناخته می شود. در دفتر نمایه شماره سطر مربوط به هر حرف دفتر اندیکاتور جداگانه ثبت می شود.

در واقع، زمانی که تعداد مکاتبات یک شرکت افزایش می یابد، مانند نامه های مربوط به صدور فاکتور خرید و فروش در نرم افزار حسابداری شرکت؛ با مراجعه به فهرست، دسترسی به نامه های دفتر فهرست آسان تر خواهد شد.

هر فرم کتاب فهرست شامل 3 ستون است: فرستنده نامه، شماره دفترچه فهرست (شماره خط یا شماره رکورد) و هزارم شماره نامه.

استفاده از شاخص
از پرچم برای جدا کردن مکاتبات سازمان خود استفاده کنید
Desk of Indicators برای طبقه بندی و سازماندهی مکاتبات، اسناد و نامه های هر سازمان دولتی و خصوصی استفاده می شود. این روند ارجاع و پیگیری های بعدی مربوط به انواع مختلف نامه های سازمان ها را آسان تر می کند.

امروزه با توجه به افزایش تجاری سازی الکترونیکی مکاتبات، بسیاری از کسب و کارها از نرم افزارهای منشی و اداری برای ثبت مجموعه خود استفاده می کنند.

این نرم افزارها مانند انواع نرم افزارهای حسابداری که امور مالی را آسان کرده اند، روند مکاتبات سازمان ها را سرعت می بخشند. در نتیجه، کسب و کارها از نرم افزارهای به روز برای کاهش خطاهای انسانی هنگام ثبت اسناد، اوراق و نامه ها استفاده می کنند.

آیا از این نرم افزارهای پیشرفته حسابداری یا اداری در سازمان یا کسب و کار خود استفاده کرده اید؟ تجربیات و چالش های خود را با سایر خوانندگان مقاله در قسمت نظرات به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول درباره دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟

دفتر اندیکاتور برای چه مواردی استفاده می شود؟
استفاده از Indicator Desk به سازمان ها و ادارات کمک می کند تا مکاتبات، اسناد، اسناد و نامه ها را در مجموعه سازماندهی کنند. ضمناً با توجه به تعداد حروف، روند مراجعه به سوابق حروف داخلی یا خارجی خود را از طریق دفتر اندیکاتور تسهیل نمایید.

نحوه ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور چگونه است؟
هنگامی که نامه ای مانند نامه چک وضعیت قرارداد یا نامه تایید حقوق به دپارتمان منشی سازمان یا شرکت ارسال می شود. پرچم نویس یا ثبت کننده به ترتیب تمام اطلاعات و مشخصات مربوط به حرف مورد نظر را در ستون های دفترچه پرچم ثبت می کند. تا در آینده امکان پیگیری و دسترسی آسان به این مکاتبات وجود داشته باشد.

شاخص چیست؟
دفتر شاخص به عنوان دفتر کمکی در کنار دفتر اندیکاتور شناخته می شود. در دفتر نمایه شماره سطر مربوط به هر حرف دفتر اندیکاتور جداگانه ثبت می شود. در واقع وقتی تعداد مکاتبات یک سازمان افزایش یابد، دسترسی به حروف دفتر اندیکاتور با مراجعه به دفتر نمایه آسانتر خواهد بود.

برای مطالعه بیشتر : دفتر اندیکاتور یا اندکس چیست؟ چگونه از آن استفاده کنیم؟

آموزش حسابداری