فاکتور رسمی

فاکتور رسمی : امروزه هرکسی که محصول یا خدماتی را خریداری می کند، برای پرداخت از فروشنده درخواست فاکتور می کند. نرم افزار حسابداری کسب و کار می تواند به فروشنده در این کار کمک کند. فاکتور رسمی به مشتریان امکان ردیابی محصولات و خدمات خریداری شده را می دهد.

خواندن مقاله روی فاکتور رسمی را به چه کسانی توصیه می کنیم؟
مدیران کسب و کار
مدیران مالی شرکت ها
مشمول مالیات بر ارزش افزوده
افرادی که می خواهند یاد بگیرند که چگونه یک فاکتور رسمی را ثبت کنند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نوعی صورتحساب است که مطابق قوانین وزارت اقتصاد و دارایی تهیه و تنظیم و به تایید وزارت دارایی می رسد. کلیه بنگاه های اقتصادی مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باید برای مشتریان خود فاکتور رسمی صادر و به مشتریان خود فاکتور رسمی ارائه دهند. استفاده از نرم افزار حسابداری ابری فرداد یکی از سریع ترین و در دسترس ترین راه ها برای دستیابی به این امر است.

معمولاً فاکتور رسمی توسط حسابدار صادر می شود. که شناخت کاملی از ماهیت فروش در حسابداری داشته باشد. اگر می خواهید در مورد وظایف حسابدار اطلاعات بیشتری کسب کنید،

فاکتور صوری چیست و تفاوت ان با فاکتوررسمی چیست؟

یکی از تفاوت ‌های فاکتور رسمی با فاکتور صوری این است، که فاکتور صوری نوعی فاکتور غیر قانونی است که از آن برای عملیات حساب سازی استفاده می‌گردد.

در واقع، صورتحساب های صوری مانند صورتحساب های رسمی صادر می شوند و ماهیت قانونی دارند. یعنی صادرکننده باید با قانون جدید نظام مالیاتی آشنا شود. اما نحوه استفاده و اعمال این نوع فاکتورها با فاکتورهای رسمی متفاوت است. صدور فاکتورهای صوری غیرقانونی است و سازمان امور مالیاتی به راحتی می تواند فاکتورهای صوری را از فاکتورهای رسمی تشخیص دهد.

روش‌های تشخیص فاکتور صوری از فاکتور رسمی

برای ثبت فاکتور قادر خواهید بود از انواع نرم افزار حسابداری استفاده نمائید. سازمان امور مالیاتی برای تشخیص تفاوت فاکتور صوری از فاکتور رسمی، روش هایی را استفاده می نماید، که این روش ها به شرح زیر هستند.

بررسی صوری بودن فروشندگان کالا و خدمات
بررسی فروشندگان کالا و خدمات جهت مشخص شدن صوری بودن شرکت مورد نظر
بررسی صحت شناسه ملی و بررسی فاکتور‌های صادر شده از طریق واحد‌های تجاری منحل شده یا غیر فعال
بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
سنجش تناسب بین کالا و خدمات درج شده در فاکتور با حوزه فعالیت صادرکننده فاکتور
بررسی و کنترل اسناد حمل بار مانند بیجک ها و بارنامه ها
بررسی مستندات پرداخت‌های انجام شده مانند فیش ‌های واریز، چک ‌های بانکی و…

کاربرد فاکتور رسمی

این نوع فاکتورها جهت روشن شدن نوع معامله و همچنین عقد معامله مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از فاکتور‌های رسمی در زمانی که نیاز به پیش پرداخت نمی باشد، دیگر مشتری نمی تواند از پرداخت هزینه‌های دریافت کالا و خدمات سر باز زند.

با استفاده از فاکتورها فروشنده به اسناد و مدارکی که ثابت می کند او کالا یا خدماتی را فروخته است دسترسی دارد.

مشتری می تواند از فاکتور به عنوان یک صورتحساب استفاده نموده و بررسی نماید که مبلغی که باید برای دریافت محصولات یا خدمات پرداخت نماید، چقدر می باشد.

فاکتور های رسمی چطور تهیه می شوند؟

برای تهیه این فاکتورها باید به صورت کامل مشخصات فروشنده ( ازقبیل نام شخص، شماره اقتصادی، شماره تلفن و …)، مشخصات خریدار(شامل شماره اقتصادی، نام خریدار، شماره تلفن و …)، شماره سریال صورتحساب، تاریخ، شرایط فروش، میزان تخفیف، مالیات و عوارض و مهر و امضای هر دوطرف معامله وجود داشته باشد.

چه افرادی باید فاکتور رسمی تهیه کنند؟

سازمان امور مالیاتی کشور با استفاده از شماره اقتصادی به راحتی می توند تمام فعالیت‌های اقتصادی فعالان اقتصادی را بررسی نماید. بنابراین تمام مشمولین مالیات بر ارزش افزوده باید به مشتریان خود فاکتور رسمی ارائه نمایند. مشمولین مالیات بر ارزش افزوده عبارتند از:

تمام اشخاص حقوقی
اصناف و بازاریابانی که باید شماره اقتصادی دریافت نمایند.
تمام بنگاه‌های اقتصادی که دارای گواهی ارزش بر افزوده می‌باشند.
فروشندگانی که به صورت بنگاه‌های اقتصادی بزرگ و یا به صورت شخصی حقیقی در حال فعالیت هستند.
چه افرادی باید فاکتور رسمی تهیه کنند
تمام مشمولین مالیات ارزش افزوده باید فاکتور رسمی تهیه نمایند.

ویژگی‌های فاکتور رسمي معتبر

یکی از عمده تفاوت های فاکتور رسمی معتبر با فاکتور صوری در اطلاعات موجود در فاکتور می باشد. یک فاکتور رسمي معتبر باید دارای شماره سریال مطابق با قوانین اداره مالیات کشور، اطلاعات خریدار و اطلاعات فروشنده، تخفیفات، مالیات و عوارض، مهر و امضاء و همچنین بدون خط خوردگی باشد.

اشخاص حقیقی و حقوقی برای فاکتور‌های خود باید از کاغذ تحریر 80 گرمی جهت استفاده در پرینتر و کاغذ تحریر 60 گرمی جهت نوشتن دستی استفاده نمایند.

سایز کاغذ ها معمولا A4 است اما استفاده از کاغذ هایی با اندازه A5 هم رایج می باشد.

تعداد برگه‌های فاکتور نیز با توجه به سلیقه افراد 2 برگی یا 3 برگی می باشد.

ویژگی‌های فاکتور رسمي مورد تایید اداره دارایی

تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور صوری و فاکتور غیر رسمی سبب می شود که اداره مالیات فاکتوررسمی را تایید نماید. فاکتور رسمی که مورد تایید اداره مالیات باشد، باید دارای چند خصوصیات باشد که این خصوصیات به شرح زیر می باشند.

شماره سریال: نوع چاپ شماره سریال در فاکتور‌های رسمی، مهم ترین ویژگی این فاکتور ها می باشد. در فاکتور‌های رسمی، شماره سریال باید دارای رنگ قرمز، قالب افست یا ملخی و مقداری برجستگی باشد. بدین طریق به راحتی می توان شماره سریال را شناسایی نموده و آن را نسبت به شماره زن‌های معمولی و چاپ دیجیتال تشخیص داد.
اطلاعات خریدار و فروشنده: مشخصات خریدار و فروشنده از قبیل کد اقتصادی، شناسه ملی/ کد ملی، کد پستی، شماره تلفن و … باید در فاکتور‌های رسمی درج شوند.
تخفیفات، مالیات و عوارض: در فاکتور رسمی باید تعداد اجناس و میزان تخفیف ها درج شوند و همچنین مالیات و عوارض بر ارزش افزوده محاسبه شوند.
امضاء و مهر: فاکتور‌های رسمی حتما باید از مهر و امضاء برخوردار باشد. همچنین فاکتور رسمی نباید دارای خط خوردگی باشد.
نکته مهم
در فاکتور رسمی ابتدا باید تخفیف ها اعمال شوند و سپس مالیات و ارزش افزوده محاسبه شود.

فاکتور رسمی فروش چیست؟

فاکتور رسمی فروش نیز نوعی فاکتور در انواع حسابداری است که اغلب در شرکت ها و فروشگاه ها دارای کاربرد می باشد. فروشنده تمام اطلاعات محصولات خریداری شده را با قیمت و تعداد محصولات در فاکتور فروش درج می نماید. بدین طریق مشتری یک نوع سند بابت خرید خود دریافت می نماید.

ویژگی های فاکتور رسمی معتبر

کارشناس در حال بررسی تفاوت های فاکتور رسمی و فاکتور صوری و فاکتور غیر رسمی

نحوه صدور فاکتور های رسمی در نرم افزار
برای صدور فاکتور رسمی در بهترین نرم‌ افزار حسابداری بازرگانی ابتدا باید در ماژول فروش، از سربرگ اسناد فروش گزینه فاکتور فروش را انتخاب نمود.

در صفحه ای که باز می شود اطلاعات مورد نیاز ازقبیل مشتری، فروشنده، نام انبار، کد کالا، مقدار، فی و… را وارد می نماییم. پس از تکمیل اطلاعات از قسمت بالای صفحه گزینه ذخیره را انتخاب می کنیم.

صدور فاکتور رسمی در فرداد
مرحله اول صدور فاکتور رسمی در فرداد

پس از ذخیره اطلاعات، میزان تخفیف، عواض و مالیات ارزش افزده محصولات یا خدمات موردنظر به صورت اتوماتیک محاسبه شده و نمایش داده می شود.

مرحله دوم صدور فاکتور رسمی در نرم‌افزار

البته توجه داشته باشید که برای محاسبه تخفیف، عوارض و ارزش افزوده به صورت اتوماتیک، باید قبل از صدور فاکتور در سیستم فروش نحوه محاسبه این عوامل در نرم‌افزار تعریف شده باشند. برای ثبت اطلاعات مربوط به عوارض، تخفیف و مالیات در نرم‌افزار فرداد، از بخش امکانات و دسترسی ها، در ماژول کاربران و تنظیمات سیستم، در سربرگ امکانات پیشرفته، گزینه تنظیم عوامل دوره ای را انتخاب کنید.

4 پرسش مهم درباره فاکتور رسمی

تا این بخش به معرفی فاکتور رسمي و تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور صوری و فاکتور غیر رسمی پرداختیم. شما یاد گرفتید که فاکتور رسمي ثبت نمایید و همچنین عوامل افزاینده و کاهنده را در نرم‌افزار فرداد تعریف کردیم. اما همچنان پرسش‌های بسیاری در زمینه فاکتور‌های رسمی و صوری وجود دارد و به همین جهت ما در این بخش به بررسی 4 مورد از مهم ترین پرسش و پاسخ‌های مرتبط با فاکتور های رسمی می پردازیم.

1. فاکتور رسمی چه تفاوتی با فاکتور غیر رسمی دارد؟
فاکتور های رسمی مطابق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تهیه می شوند، اما فاکتور غیر رسمی از استاندارد‌های وزارت اقتصاد برخوردار نمی باشد و فقط برای اطلاع مشتریان تنظیم می شود. چون فاکتور‌های غیر رسمی از استاندارد‌های لازم برخوردار نمی باشند، نمی توان این فاکتورها را به وزارت دارایی ارائه نمود.

2. آیا اداره مالیات تصویر فاکتور های رسمی را می پذیرد؟
خیر. فاکتوری که به اداره مالیات ارائه می شود، باید اصل، چاپ شده و دارای شماره سریال و مشخصات استاندارد باشد. تصویر و یا کپی فاکتور های رسمی برای اداره مالیات قابل قبول نمی باشد.

3. فاکتور های رسمی چگونه چاپ می شوند؟
اگر فاکتور های رسمی به صورت دستی نوشته شده باشند، باید یکی از طرفین معامله با مراجعه به سازمان امور اقتصادی و دارایی فاکتور را به مسئولین مربوطه ارائه داده و توسط سازمان امور اقتصادی و دارایی شماره سریال مشخص به صورت دستی بر روی فاکتور ها چاپ شده و فاکتور ها به رسمیت سازمان امور اقتصادی و دارایی در می آیند.

اگر فاکتور رسمی به صورت الکترونیکی اماده شده باشد، با استفاده از نرم‌افزار ها، پرینتر ها و دستگاه‌های چاپ سریال می توان اطلاعات مورد نیاز را در فاکتور درج نمود.

نکته: دستگاه‌های چاپ مورد تایید اداره امور اقتصادی و دارایی کشور، یک شماره سریال منحصر به فرد که دارای رنگ قرمز می باشد به صورت برجسته بر روی فاکتور‌های رسمی چاپ می کنند.
4. چرا باید از فاکتور های رسمی استفاده کرد؟
فاکتور های رسمی صحت اطلاعات معامله که در فاکتور ذکر شده است را مشخص نموده و باعث می شوند، که خیال هر دو طرف از اعتبار معامله راحت باشد.

با استفاده از فاکتور های رسمی طرفین معامله می توانند حق و حقوق خود را به صورت رسمی پیگیری نمایند.

کلام اخر درباره

فاکتور رسمی یکی از انواع فاکتور ها می باشد که مورد تایید اداره اقتصاد و دارایی بوده و به طرفین معامله امکان پیگیری معاملات خود به صورت رسمی را می دهد. برخی از شرکت‌های مشمول مالیات بر ارزش افزوده، از فاکتور صوری و یا فاکتور غیر رسمی برای ارائه به مشتریان استفاده می کنند، که این کار غیر قانونی بوده و توسط سازمان امور مالیاتی با این شرکت ها برخورد خواهد شد.

برای مطالعه بیشتر : حسابداری شرکتی