نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری :
واحد خزانه به عنوان رکن اساسی مدیریت و ثبت مطالبات و بدهی ها در حسابداری و ثبت وضعیت چک ها را بر عهده دارد. در صورتی که فرآیند دریافت و پرداخت طولانی مدت باشد و طرفین و شرکت متعهد متقابل باشند، این امر از طریق اسناد مختلف جهت دریافت و پرداخت انجام می شود. در واقع این اسناد همان اسناد نقدی بلند مدت در حسابداری است.
همانطور که مشاهده می کنید موضوعی که در این مقاله می خواهیم به آن بپردازیم، ثبت مطالبات و مطالبات در حسابداری است. این عملیات مهم در حسابداری نقدی انجام می شود. برای آشنایی بیشتر با مطالبات، مطالبات پرداختنی و نحوه ثبت آنها به صورت نقدی، با ما همراه باشید.
درباره نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری چه می دانید ؟
به چک‌ها و اسنادی، اسناد دریافتنی گویند که شخص حقوقی یا حقیقی در ازای درخواست خود از دیگران یا خدمات ارائه شده دریافت می کند. دریافت کننده مبلغ بدهی یا خدمت باید تا تاریخ معینی مبلغ مورد نظر را به طرف مقابل بپردازد. در واقع مطالبات همان چک هایی هستند که از افراد دیگر دریافت می کنید.
در زمان سررسید، این اسناد باید از بانک برداشت و در صورت عدم وجود مبلغ در حساب صادرکننده چک، مسترد شود. قبل از موعد مقرر مدارک دریافتی، ممکن است به شخص دیگری داده شود. به عبارت دیگر خرج کرد.
در قالب یک اظهارنامه ساده تر، اسناد رسمی که روند بازپرداخت حقوقی را تسهیل می کند و اثبات کتبی وجود بدهی را ارائه می دهد، قابل پذیرش است. ماده 1284 قانون مدنی اسناد وصول را چنین تعریف می کند:
هر نوشته ای که ممکن است در دفاع یا در دادگاه مورد استناد قرار گیرد.
ماده 1284 قانون مدنی
مدارک دریافتی در کشورهای توسعه یافته انواع مختلفی دارند. چک مهمترین نوع بدهی است.
اسنادی که باید در حسابداری دریافت شود | نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری
اسناد قابل پرداخت
از دیگر اسناد نقدی بلند مدت در حسابداری می توان به اسناد پرداختنی اشاره کرد. اسناد پرداخت شده اسنادی هستند که توسط یک شرکت تجاری پس از دریافت خدمات و کالا برای تحویل به دیگران صادر می شود. در واقع به تعهداتی که در ازای دریافت خدمات بدهی، کالا یا دریافت وجه نقد ایجاد می شود، اسناد پرداختنی گفته می شود.
به طور کلی، چک های صادر شده از حساب بانکی مشاغل و افراد، اسناد قابل پرداخت محسوب می شود. پرداخت این دسته از اسناد در حسابداری به دلایل مختلفی از جمله خرید کالا و مواد، پرداخت مالیات و پرداخت اجاره انجام می شود.
در شرایطی که شخصی برای بدهی خود هیچگونه سندی در اختیار بستانکار قرار نمی دهد به آن حساب پرداختنی گفته می شود. از آنجایی که بدهی ها ماهیت اعتباری دارند، مطالبات نیز ماهیت اعتباری دارند. اسناد پرداختنی بیانگر میزان تعهدات شرکت ناشی از خرید کالا و خدمات است.
تفاوت بین حساب های دریافتنی و اسناد دریافتنی
( نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری)
همانطور که در گفتار قبلی اشاره کردیم، در اسنادی که باید دریافت شود، شخصی که بدهی دارد اوراق مربوطه را به واحد تجاری می دهد. در حالی که بدهکار هیچ سندی را در حساب های دریافتنی به واحد تجاری تحویل نمی دهد. احتمال وصول بدهی های حساب های دریافتنی کمتر از اسناد دریافتنی است. مطالبات را می توان به دو دسته تقسیم کرد: مطالبات از صندوق و مطالبات از بانک.
تفاوت بین حساب های دریافتنی و اسناد دریافتنی
چگونه مطالبات و بدهی ها را ثبت کنیم؟
در این بخش به طور جداگانه نحوه ذخیره این اسناد را توضیح می دهیم:
الف) ثبت مطالبات
هنگام ثبت مطالبات، از پرداخت کننده، بستانکار و حساب مطالبات (که در اینجا امانی محسوب می شود) بدهکار می شود. مدارکی که باید دریافت شود پس از بررسی بانک یا تحویل داده می شود یا به پرداخت کننده بازگردانده می شود. چک یا به شخص یا به بانک ها تحویل می شود. چک را به شخص وجه چک می گویند. چک هایی که به بانک ها داده می شود یا برگشت داده می شود یا نقد می شود.
نحوه ذخیره چک خرج شده
در صورت خرج چک یا مطالبه، شخص حقوقی یا حقیقی دریافت کننده چک مدیون و وصول طلبکار محسوب می شود. برای ثبت نقل و انتقال سکه های دریافتی باید حسابی تحت عنوان «سکه های در حال جمع آوری» در حساب های خزانه افتتاح شود. هنگامی که چک توسط بانک برگشت یا نقد می شود، هنگام تحویل چک به بانک، طلبکار باید بدهکار شود. وقتی این حساب بستانکار شد، حساب دریافتنی بستانکار خواهد شد و بالعکس.
ثبت حسابداری چک برگشت‌خورده
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، هنگام برگشت چک، شخص حقوقی یا حقیقی که چک را ارائه می‌کند، بدهکار و حساب «اسناد در دست اجرا» بستانکار می‌شود.
اسنادی که باید در فرآیند بازیابی دریافت شوند | نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری
در این اسناد، حساب «اسناد در دست اجرا» بستانکار و حساب بانکی گیرنده چک به عنوان بدهکار ثبت می شود.
ثبت اسناد پرداختنی
ب) ثبت اسناد پرداختنی
برای ثبت چک صادر شده توسط شرکت، شخص حقوقی یا حقیقی، باید صندوق یا حساب گیرنده به عنوان گیرنده و بانک یا حساب های پرداختنی به عنوان پرداخت کننده درج شود.
ثبت سند بازیابی اسناد پرداختنی
هنگام نقد کردن چکی که از اشخاص دیگر صادر شده است، باید سندی در خزانه ثبت شود. در این شرایط حساب بانکی پرداخت کننده به بستانکار و حساب بستانکار تبدیل به بدهکار می شود.
سند ابطال پرداخت
سند ابطال پرداخت از دیگر اسناد نقدی بلند مدت در حسابداری است. در صورت برگشت چک، این اسناد موقت صادر می شود. برای صدور عنوان ابطال پرداخت ابتدا باید نام بانک پرداخت کننده، گیرنده چک و به ویژه صندوقی که باید در آن ابطال چک صورت گیرد را مشخص کنید. به این ترتیب می توانیم هر زمان که بخواهیم به کادر چک دسترسی داشته باشیم و بدانیم کجاست. در این شرایط، حساب های پرداختنی بدهکار و حساب دریافت وجه بستانکار محسوب می شود.
تعریف و ویرایش اسناد بلند مدت
( نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری )
در نتیجه رویدادهای مالی و اقتصادی که در هر شرکتی رخ می دهد، اسناد دریافتنی و پرداختنی (همان اسناد نقدی بلندمدت در حسابداری) دچار تغییراتی می شود که باید در واحد حسابداری شرکت اعمال شود. طبق اصول حسابداری نباید هیچ تغییری در سند حسابداری اعمال شود. فقط یک سند تغییر جدید را می توان ایجاد و تعریف کرد. در بسیاری از موارد باز هم اصلاح مستقیم بدون صدور سند جدید مشاهده می شود. این روش به هیچ وجه توصیه نمی شود.
تنها کاری که برای صدور سند تصحیح باید انجام دهید صدور سند قبلی برای تصحیح اعداد مورد نظر است. در پایان سند، به سادگی تاریخ سند مربوطه و سندی که برای آن صادر شده است را مشخص کنید. اصلاح آسانتر سند و عدم باقی ماندن اثری از خطا از بارزترین مزایای روش تصحیح مستقیم است.
از معایب این روش می توان به امکان اصلاح و سوء استفاده از حساب ها اشاره کرد. در این راستا گزارش هایی که بر اساس اسناد اشتباه گذشته تهیه شده است باید مجددا اصلاح شود. اگر اشتباهات چندین بار تکرار شوند، پس از تهیه و اصلاح گزارش نهایی، تشخیص دلیل تغییر نتایج گزارش ها کمی گیج کننده و دشوار می شود و این مورد دیگری از معایب مستقیم است. روش گزارش گیری
روش اصلاح غیر مستقیم که با صدور سند اصلاحی جدید و رعایت بیشتر اصول حسابداری همراه است. در نتیجه گزارش های تهیه شده همیشه به روز بوده و خطرات سوء استفاده کمتر است.
نکات مربوط به چک و نحوه ثبت آنها
( نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری )
در این قسمت به سوالات متداول چک پاسخ داده ایم. اگر سوال دیگری در این مورد دارید، در قسمت نظرات برای ما بنویسید.
چک در معاملات امروزی چگونه استفاده می شود؟
در معاملات امروزی از چک بیشتر از پول نقد استفاده می شود. این نوع معامله در حسابداری نوعی بدهی محسوب می شود که بدهکار مکلف به پاس این چک است و باید در ازای آن مبلغی را بپردازد.
آیا چک های دریافتی از معاملات در سیستم حسابداری شرکت ثبت می شود؟
کلیه چک های دریافتی از مشتریان در چک و نرم افزار بانکی موجود در سیستم حسابداری کلیه شرکت ها ثبت می شود.
چه مواردی باید در چک ها ثبت شود؟
مبلغ، شماره و تاریخ چک، نام صادرکننده و نام شعبه عناصری است که باید روی چک ها درج شود.
نقدینگی چک در سیستم حسابداری چگونه صورت می گیرد؟
پس از وصول چک، مبلغ آن باید به عنوان مانده اسناد دریافتنی، وجه نقد و حساب های بانکی در صندوق درج و در صندوق ثبت شود.
وقتی چک به حسابی واریز می شود، آیا نیازی به ثبت آن در سیستم حسابداری نیز هست؟
پاسخ به این سوال بله است. حتی در صورت واریز چک بلامحل باید در سیستم حسابداری ثبت و طبق فرآیند زیر در سیستم صادر شود:
حسابها و اسناد دریافتنی / اسناد دریافتنی از صندوق * اسناد دریافتنی در حین بازیابی
چک چگونه برگشت داده می شود؟| نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری
به هر دلیلی از جمله ابطال معامله، عدم موجودی و … در صورت برگشت چک دریافتی به صادرکننده آن برخلاف مراحل دریافت چک در سیستم حسابداری ثبت می شود.
نحوه تحویل چک به دیگران (پرداخت با چک) چگونه در سیستم حسابداری ثبت می شود؟
اگر طلبکار به دیگری بدهکار باشد و چک دریافتی را به او بدهد باید در سیستم حسابداری ثبت شود. کتیبه آن به شرح زیر است:
حساب های پرداختنی و حساب های تجاری حساب های پرداختنی
مدارکی که باید از صندوق دریافت شود
چک دریافتی چگونه در سامانه ثبت می شود؟
هر بار که چکی نوشته و به حساب واریز می شود باید به ترتیب زیر در سیستم حسابداری ثبت شود:
موجودی نقدی و حساب های بانکی
اسناد و مدارک بانک ها و بدهی ها، بدهی های در حال وصول
سوالات متداول
چه اسنادی شامل مطالبات می شود؟
چک هایی که شرکت به عنوان بستانکار یا برای ارائه خدمات دریافت می کند مطالبات محسوب می شود. این اسناد در واقع اوراقی هستند که در ازای پرداخت آن تعهدات بلندمدت و کوتاه مدت می دهند.
چک در معاملات امروزی چگونه استفاده می شود؟
در معاملات امروزی بیشتر از چک استفاده می شود تا پول نقد. این نوع معامله در حسابداری نوعی بدهی محسوب می شود که بدهکار مکلف به پاس این چک است و در ازای آن باید مبلغی را بپردازد.
برای مطالعه بیشتر : بدهی احتمالی در حسابداری چیست؟
