آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی

آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی :
گزارش موجودی پایانی در دفتر کل، تمام حسابهای فردی را پس از ارسال ورودیهای پایانی فهرست میکند. در این مرحله از چرخه حسابداری، تمام حساب های موقت بسته می شوند و به حساب های دائمی بازنشانی می شوند. بنابراین، مانده آزمایشی پایانی در حسابداری که با نرم افزار حسابداری تجاری قابل دریافت است، شامل لیستی از تمام حساب های دائمی است که هنوز موجودی دارند. این همان اقلام ترازنامه خواهد بود.
آموزش تراز آزمایشی اختتامی چیست و چرا اهمیت دارد؟
در پایان هر دوره مالی، حسابدار موظف است تمام حسابهای دفتر کل را بررسی کرده، مانده نهایی هر حساب را مشخص کند، و صحت تساوی بدهکار و بستانکار را بسنجد. این مرحله حیاتی با تهیه تراز آزمایشی اختتامی انجام میشود؛ گزارشی که نهتنها آخرین تصویر از وضعیت مالی شرکت در پایان سال را نشان میدهد، بلکه پایه و اساس تهیه صورتهای مالی نیز محسوب میگردد.
تراز آزمایشی اختتامی همان بستری است که در آن اشتباهات احتمالی دفتر کل یا ثبتهای روزنامه آشکار میشوند. اگر اختلافی میان مجموع ستون بدهکار و بستانکار وجود داشته باشد، حسابدار میفهمد که خطایی در ثبت وجود دارد و قبل از بستهشدن حسابها باید اصلاح شود.
به زبان ساده، تراز آزمایشی اختتامی یعنی آخرین گزارشی که قبل از تهیه ترازنامه و صورت سود و زیان تنظیم میشود؛ بنابراین نقش پل را میان ثبتهای روزانه و گزارشهای مالی نهایی ایفا میکند.
اهمیت این تراز آنقدر زیاد است که در مؤسسات حسابداری معتبر، استادان اغلب آن را «نقطهی عبور از مرحله دفترکل به مرحلهی گزارشنویسی مالی» میدانند. بدون اجرای صحیح این مرحله، صورتهای مالی نهایی اعتبار خود را از دست میدهند.
از دیدگاه استاندارد حسابداری، هدف از تراز اختتامی عبارت است از:
- اطمینان از تساوی جمع بدهکار و بستانکار.
- شناسایی حسابهای دائمی که باید به سال بعد منتقل شوند.
- تفکیک حسابهای موقت جهت بستن و انتقال به سود و زیان.
- ساخت پایه تراز افتتاحیه برای دوره بعدی.
بر خلاف تصور برخی از مدیران، تراز آزمایشی اختتامی تنها یک فرم عددی ساده نیست؛ بلکه سندی تحلیلی است که نشان میدهد سیستم حسابداری شرکت تا چه اندازه منظم و بدون خطا کار کرده است. چنانچه اختلاف یا مغایرتی در این مرحله دیده شود، بهمعنی وجود خطا در دفتر روزنامه یا دفتر کل است و باید قبل از پایان دوره مالی اصلاح شود.
در مؤسسات آموزشی، مفهوم تراز اختتامی معمولاً پس از آموزش ثبتهای تعدیل، استهلاک، و انباشته درآمد یا هزینه مطرح میشود. زیرا این حسابها مستقیماً در مانده نهایی تأثیر دارند. حسابدار باید مطمئن شود که تمامی تعدیلات پایان دوره (مثل هزینههای تحققیافته ولی پرداختنشده یا درآمدهای محققشده ولی دریافتنشده) ثبت شدهاند تا تراز اختتامی تصویر واقعی و منصفانهای از وضعیت واحد اقتصادی ارائه دهد.
بهطور خلاصه، تراز آزمایشی اختتامی «برگهی سلامت سیستم حسابداری» است؛ مرحلهای که اگر دقیق انجام شود، صورتهای مالی بعدی بدون ایراد تنظیم خواهند شد.
مثالی از نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی | آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
در طول این مجموعه در مورد چرخه حسابداری، ما به یک کسب و کار مثال نگاه خواهیم کرد، Bob’s Donut Shoppe, Inc. ما به دنبال کمک به شما در درک مفاهیم هر بخش از چرخه حسابداری خواهیم بود.
هدف از تراز آزمایشی پایانی در حسابداری | آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی :
چرخه حسابداری شاهد تهیه تراز آزمایشی تعدیل نشده و تراز آزمایشی تعدیل شده بود. بنابراین، ممکن است سوالاتی در مورد نیاز به تهیه تراز آزمایشی دیگر از تراز آزمایشی پایانی مطرح شود. دلایل مختلفی برای تهیه تراز آزمایشی پایانی وجود دارد. برخی از آنها عبارتند از:
برای بررسی اینکه تمام حساب های موقت به درستی بسته شده اند
برای بررسی اینکه آیا تمام ستون های بدهکار و اعتبار مطابقت دارند یا خیر. اگر نه، می تواند به این معنی باشد که در ثبت ورودی های بسته یا ارسال آنها به دفتر خطایی رخ داده است.
تراز آزمایشی پایانی در حسابداری منعکس کننده مانده های نهایی حساب های شرکت در پایان دوره گزارش مالی است. این مانده های پایانی به مانده های آغازین دوره حسابداری بعدی تبدیل خواهند شد.
فرمت تراز آزمایشی بسته در حسابداری
تراز آزمایشی پایانی در حسابداری مانند دو نوع تراز آزمایشی دیگر که قبلاً ذکر شد، فرمبندی میشود. دارای سه ستون (نام حساب، بدهی و یک ستون اعتباری) خواهد بود. مانند تراز آزمایشی تعدیل نشده یا تعدیل شده، حساب ها را به ترتیب شماره حساب یا به ترتیب ظاهر شدن در ترازنامه فهرست می کند. ترتیب بعدی ابتدا دارایی ها، سپس بدهی ها و در نهایت حقوق صاحبان سهام خواهد بود.
مجموع ستون های بدهکار و اعتبار در انتهای پایین تراز آزمایشی پایانی محاسبه می شود. این ستونها باید تعادل داشته باشند، در غیر این صورت احتمالاً به این معنی است که در ارسال ورودیهای تنظیم خطایی رخ داده است.
تراز تست پیکربندی باید دارای یک سربرگ مناسب باشد که باید در قالبی شبیه به زیر باشد:
ماهیت حسابها در تراز آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
حسابهای دائمی و موقت؛ کلید درک تراز اختتامی
یکی از بخشهایی که در بسیاری از متنهای عمومی جا افتاده، توضیح ماهیت حسابها در تراز آزمایشی اختتامی است. برای تهیه تراز دقیق، ابتدا باید بدانیم کدام حسابها در پایان سال بسته میشوند و کدامیک باقی میمانند.
حسابها از نظر ماهیت به دو دسته تقسیم میشوند:
🔸 حسابهای دائمی:
شامل داراییها، بدهیها و حقوق صاحبان سرمایه. این حسابها در پایان دوره بسته نمیشوند، زیرا وضعیت مالی شرکت را در طول زمان نشان میدهند. ماندهی این حسابها به دوره بعد منتقل میگردد و پایهی تراز افتتاحیه سال آینده خواهد بود.
🔸 حسابهای موقت:
شامل درآمدها، هزینهها و برداشتها. این حسابها در پایان دوره باید بسته شوند تا سود یا زیان خالص دوره تعیین شود. پس از بستهشدن، ماندهی آنها به حساب «خلاصه سود و زیان» یا مستقیماً به حساب سرمایه منتقل میشود.
در تراز آزمایشی اختتامی، هر دو نوع حساب نمایش داده میشوند، اما هدف از آن تحلیل همزمان ماندهی نهایی است، نه ادامهی فعالیت حسابهای موقت. به همین دلیل، پس از تهیه این تراز، حسابدار بلافاصله اقدام به انتقال ماندهها میکند تا حسابهای سود و زیان، هزینهها و درآمدها بسته شوند.
برای درک بهتر، فرض کنید موسسهای در پایان سال مالی دارای حسابهای زیر است:
- موجودی نقدی: ۴۸،۰۰۰،۰۰۰ ریال
- حسابهای دریافتنی: ۱۶،۰۰۰،۰۰۰ ریال
- هزینه اجاره: ۶،۰۰۰،۰۰۰ ریال
- درآمد خدمات: ۲۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال
در تراز اختتامی، همهی این حسابها در دو ستون بدهکار و بستانکار ظاهر میشوند. اما در مرحله بعدی، حسابدار هزینهها و درآمدها را بسته و ماندهی سود یا زیان را محاسبه میکند.
این تفاوت دقیق میان دو نوع حساب، همان چیزی است که سبب میشود تراز آزمایشی اختتامی نقش کلیدی در بستن حسابهای موقت داشته باشد.
از دیدگاه آموزشی، شناخت این حسابها علاوه بر کاربرد عملی، اهمیت تحلیلی نیز دارد. زیرا در نرمافزارهای حسابداری، تراز اختتامی معمولاً بر اساس کد نوع حساب (Permanent یا Temporary) تولید میشود و اگر حسابی اشتباه تعریف شود، نتیجهی نهایی مغایرت پیدا میکند.
در نتیجه، حسابدار باید قبل از تهیه تراز، تمام کدهای حساب را بررسی کند و مطمئن شود که ماهیت آنها درست ثبت شده است.
آماده سازی | آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی در حسابداری و اهمیت آن در حسابداری
تهیه تراز آزمایشی پایانی در حسابداری از همان فرآیند ایجاد تراز آزمایشی تعدیل نشده یا تعدیل شده پیروی می کند. مانده هر حساب پس از بسته شدن از حساب های عمومی آنها به مانده آزمایشی منتقل می شود. همه حسابهای دارای مانده بدهی در سمت بدهی مانده آزمایشی و همه حسابهای دارای مانده اعتباری در سمت اعتباری مانده آزمایشی فهرست میشوند.
تفاوت بین مانده آزمایشی تعدیل نشده و مانده آزمایشی تعدیل شده، ورودی های تعدیلی مورد نیاز برای تعادل حساب های شرکت با استفاده از اصل تطبیق است. در حالی که تفاوت بین مانده آزمایشی تعدیل شده و تراز آزمایشی پایانی، ورودی های نهایی مورد نیاز برای بستن حساب های موقت و انتقال مانده آن ها به حساب های دائمی برای درج در ترازنامه است.
اشتباهات رایج
برخی از خطاهای رایج هنگام ایجاد تراز آزمایشی پس از بسته شدن رخ می دهد. برخی از آنها عبارتند از:
حساب های بدهی به اشتباه به عنوان حساب های اعتباری درج می شوند یا برعکس.
برخی از حساب ها هنگام ارسال به موجودی آزمایشی پس از بسته شدن به اشتباه از بین می روند.
برخی از داستان ها چندین بار تکرار می شوند.
خطایی در هنگام ژورنال کردن ورودی های بسته شده در مرحله قبلی چرخه حسابداری رخ داد.
عوامل فوق می تواند تمامی عواملی باشد که منجر به عدم تطابق مجموع ستون های بدهکار با مجموع ستون های اعتباری می شود.
نمونه ای از تراز آزمایشی پایانی در حسابداری :
شرکت A گزارش تراز آزمایشی پایانی زیر را پس از ارسال ورودی های پایانی تهیه می کند:
همانطور که در مثال بالا می بینیم، مانده ستون بدهی و اعتبار مطابقت دارد. این بدان معنی است که هنگام ارسال ورودی های بسته شدن به حساب های فردی آنها و سپس فهرست کردن مانده حساب ها در موجودی آزمایشی پس از بسته شدن، هیچ خطایی وجود ندارد.
نکته دیگری که باید به آن توجه داشت این است که همانطور که انتظار میرفت، هیچ مانده حساب موقتی در تراز آزمایشی پایانی مشاهده نمیکنیم. کلیه حساب های درآمد و هزینه با موفقیت به حساب خلاصه درآمد بسته شده و سپس مانده حساب خلاصه درآمد نیز به حساب سود انباشته منتقل شده است. حساب سود انباشته یک حساب دائمی جدید است که در این موجودی آزمایشی فهرست شده است که در مانده های آزمایشی (تعدیل شده و تعدیل نشده) که قبل از تراز آزمایشی پایانی است، آن را پیدا نمی کنید.
مثال Bob’s Donut Shoppe, Inc :
پس از باب و شرکتش، Bob’s Donut Shoppe, Inc.، باید ورودی های پایانی را در حساب های فردی مربوطه پست کنیم و سپس آنها را در تراز آزمایشی پایانی فهرست کنیم. تراز آزمایشی نهایی برای فصل باید به شکل زیر باشد:
ما می توانیم تفاوت بین تراز آزمایشی تعدیل شده و تراز آزمایشی پایانی را ببینیم. تمام حسابهای موقت مانند حسابهای درآمد و هزینه از طریق حساب خلاصه درآمد (همانطور که قبلاً توضیح داده شد) به حساب سود انباشته بسته میشوند.
نکته عجیب دیگر در مورد مانده آزمایشی پس از بسته شدن دفتر این است که به طور معمول یک حساب سود انباشته دارای مانده اعتباری است، اما در دفاتر دفتر دارای مانده بدهی است. در واقع، باب در اولین ماه فعالیت خود هیچ سودی نداشت. در واقع، او متحمل ضرر خالص 6050 دلاری شد.
مرحله بعدی
گام بعدی در چرخه حسابداری، آماده سازی معکوس ها برای شروع چرخه حسابداری بعدی است.
مثال عددی و گامبهگام تهیه تراز از آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
برای درک کاربردی این فرآیند، یک مثال عددی جامع در نظر بگیریم.
فرض کنید شرکت «پارس خدمات نوین» در پایان سال مالی دارای اطلاعات زیر است:
حساب | مانده بدهکار | مانده بستانکار |
---|---|---|
موجودی نقد | 80,000,000 | – |
حسابهای دریافتنی | 45,000,000 | – |
اثاثه | 120,000,000 | – |
حسابهای پرداختنی | – | 30,000,000 |
درآمد خدمات | – | 150,000,000 |
هزینه اجاره | 20,000,000 | – |
هزینه حقوق | 70,000,000 | – |
برداشت صاحب سرمایه | 10,000,000 | – |
سرمایه | – | 75,000,000 |
ابتدا جمع ماندهی بدهکار = 345,000,000
جمع ماندهی بستانکار = 345,000,000
تراز دارد، پس صحت ثبتهای دفترکل تأیید میشود.
در مرحله بعد، حسابدار حسابهای موقت (درآمدها و هزینهها) را بسته و سود یا زیان دوره را تعیین میکند. مثلاً:
درآمد خدمات 150,000,000 – مجموع هزینهها 90,000,000 = سود خالص 60,000,000 ریال
این سود به حساب سرمایه منتقل میشود و تراز پایان دوره بهشکل زیر اصلاح میشود:
حساب | مانده بدهکار | مانده بستانکار |
---|---|---|
داراییها (نقد، دریافتنی، اثاثه) | 245,000,000 | – |
بدهیها (پرداختنی) | – | 30,000,000 |
سرمایه تعدیلشده | – | 135,000,000 |
برداشت صاحب سرمایه | 10,000,000 | – |
جمع بدهکار = 255,000,000
جمع بستانکار = 255,000,000
این مثال نشان میدهد که پس از بسته شدن حسابهای موقت، تنها حسابهای دائمی باقی میمانند و پایهی تراز افتتاحیه سال بعد شکل میگیرد.
اشتباهات رایج در تهیه و آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
تهیه تراز اختتامی ساده به نظر میرسد، اما در عمل بسیاری از حسابداران تازهکار دچار خطاهای تکراری میشوند. در اینجا مهمترین اشتباهات را مرور میکنیم:
- انتقال ناقص ماندهها: نادیده گرفتن ماندههای جزئی، مثل حسابهای کمکی یا مشتریانی که فقط یک تراکنش دارند.
- اشتباه در طبقهبندی حسابها: اشتباه گرفتن حساب هزینه با دارایی (مثلاً خرید تجهیزات و ثبت بهعنوان هزینه).
- عدم بستن حسابهای تعدیلشده: فراموشی ثبت استهلاک یا هزینههای تحققیافته، که باعث انحراف در سود میشود.
- ثبت تکراری یا حذف تصادفی در دفتر کل: در نرمافزارهای حسابداری، اشتباه در فیلترینگ یا گزارشگیری ممکن است باعث تکرار در تراز شود.
- عدم توجه به تاریخ ثبتها: ثبت اسناد بعد از تاریخ اختتامیه، بدون اصلاح گزارش، باعث خطای زمانی در صورتهای مالی میشود.
برای جلوگیری از این خطاها، توصیه میشود پس از تهیه تراز اولیه، یک کنترل ثانویه انجام شود و گزارش تراز توسط حسابدار ارشد یا مدیر مالی بررسی گردد. همچنین حتماً از نرمافزارهای دارای بخش “بررسی مغایرت حساب” استفاده کنید.
ارتباط تراز اختتامی با سایر گزارشهای مالی
تراز آزمایشی اختتامی بخشی جدا و مستقل نیست؛ بلکه پایهی تهیهی سه گزارش اصلی است:
- ترازنامه
- صورت سود و زیان
- صورت گردش وجوه نقد
زمانی که تراز اختتامی تأیید شد، اطلاعات بدهکار و بستانکار به این صورتها منتقل میشوند. بهعبارت دیگر، تمام دقت و صحت صورتهای مالی، وابسته به دقت تراز اختتامی است.
در ادامه، ماندهی حسابهای دائمی مانند داراییها و بدهیها مستقیم وارد ترازنامه میشوند، در حالی که مانده حسابهای موقت (درآمد و هزینهها) وارد صورت سود و زیان میشوند.
سوالات متداول درباره آموزش نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
۱. تفاوت تراز آزمایشی اختتامی با افتتاحیه چیست؟
تراز اختتامی پایان دوره مالی را نشان میدهد؛ تراز افتتاحیه همان تراز اختتامی است، اما برای آغاز دورهی جدید استفاده میشود.
۲. آیا میتوان خطا را پس از اختتام اصلاح کرد؟
در صورت کشف اشتباهات قابلاهمیت، باید اصلاحات از طریق سند تعدیلی انجام گیرد و گزارش مالی مجدداً تنظیم شود.
۳. آیا همهی شرکتها موظف به تهیه تراز اختتامی هستند؟
بله؛ بر اساس اصول پذیرفتهشده حسابداری در ایران، تمامی واحدهای اقتصادی موظفند در پایان هر دوره تراز آزمایشی اختتامی تنظیم کنند.
۴. چه نرمافزارهایی بهتر این مرحله را انجام میدهند؟
نرمافزارهایی مثل همکاران سیستم، حسابگر، و سپیدار قابلیت گزارشگیری خودکار تراز اختتامی دارند.
1. تراز آزمایشی پایانی در حسابداری چیست؟
تراز آزمایشی پایانی گزارشی است که موجودی تمام حسابهای دفتر کل یک شرکت را پس از ثبت ورودیهای پایانی فهرست میکند.
2. هدف از پایان تراز آزمایشی چیست؟
هدف از تراز آزمایشی پایانی این است که اطمینان حاصل شود که تمام مانده حساب های فردی با ستون های بدهکار و اعتبار مطابقت دارند. این گزارش به شناسایی خطاهای احتمالی هنگام ارسال ورودی های نهایی کمک می کند.
3. تراز آزمایشی پایانی را چگونه تهیه می کنید؟
آمادهسازی تراز آزمایشی پایانی همان فرآیند تراز آزمایشی تنظیمشده را دنبال میکند، اما با یک مرحله اضافی. ورودی های پایانی باید در حساب های مربوطه پست شوند و سپس در تراز آزمایشی پایانی فهرست شوند.
4. پس از پایان تراز آزمایشی چه اتفاقی می افتد؟
پس از تکمیل تمام ورودی های پایانی، اطلاعات به دفتر کل منتقل می شود و مانده آزمایشی پس از بسته شدن تکمیل می شود. مرحله بعدی در چرخه حسابداری، آماده سازی ورودی های معکوس برای شروع دوره حسابداری بعدی است.
5. تفاوت بین تراز آزمایشی و تراز آزمایشی پس از بسته شدن چیست؟
تفاوت اصلی بین تراز آزمایشی و تراز آزمایشی پایانی این است که تراز آزمایشی پایانی شامل موجودی تمام حسابهای دفتر است، در حالی که تراز آزمایشی فقط شامل مانده حسابهایی است که تعدیل شدهاند.
علاوه بر این، تراز آزمایشی پایانی در حسابداری دارای یک حساب سود انباشته است که حاوی مانده تمام حسابهای موقت بسته است.
نتیجهگیری جامع درباره تراز آزمایشی اختتامی
تراز آزمایشی اختتامی چیزی فراتر از یک جدول عددی است؛ این گزارش در حقیقت آخرین ارزیابی فنی از صحت و نظم کل سیستم حسابداری یک واحد اقتصادی پیش از تهیهی صورتهای مالی نهایی است.
هر عددی که در تراز اختتامی ثبت میشود، مستقیماً در صورت سود و زیان، ترازنامه، و حتی گردش وجوه نقد اثر میگذارد. اشتباههای کوچک در این مرحله ممکن است منجر به ارائه صورتهای مالی نادرست و تصمیمگیری اشتباه مدیران شود.
حسابدار حرفهای پیش از بستن حسابها باید مطمئن باشد که تمام ثبتهای تعدیلی انجام شدهاند، حسابهای موقت بهدرستی بسته شدهاند، و هیچ مغایرتی میان دفتر کل و دفاتر معین وجود ندارد.
در واقع، تراز اختتامی مثل نقطهی پایانی یک معادلهی بزرگ است؛ اگر در هر بخش از مسیر حسابداری خطایی رخ داده باشد، در همین مرحله آشکار میشود.
از نظر مدیریتی، این گزارش نهتنها ابزاری برای بررسی صحت عملیات مالی، بلکه گزارشی تحلیلی برای سنجش عملکرد واقعی سازمان در دورهی گذشته است. مدیران میتوانند با نگاه به ماندهی حسابها و تغییرات نسبت به سالهای قبل، تصمیمهای بهتری برای بودجهریزی، سرمایهگذاری یا صرفهجویی اتخاذ کنند.
در آموزش حسابداری نیز، فهم دقیق تراز آزمایشی اختتامی پایهی درک مفاهیم بعدی مثل «تراز افتتاحیه»، «صورت سود و زیان جامع» و «بستن حسابهای دائمی» است. بنابراین، یادگیری مرحلهبهمرحلهی تهیهی این تراز نهتنها یک تمرین عددی، بلکه یک آموزش عمیق در نظم و دقت مالی محسوب میشود.
در جمعبندی نهایی باید گفت:
✅ تراز آزمایشی اختتامی شالودهی اصلی صحت صورتهای مالی و نشانهی سلامت فرآیند حسابداری است.
✅ دقت در این مرحله مساوی است با اعتماد به گزارشهای مالی شرکت.
✅ هر واحد اقتصادی، از شرکتهای کوچک تا موسسات بزرگ، باید این گزارش را با روش استاندارد و کنترل مضاعف تهیه کند تا از بروز اختلاف یا تحریف دادههای مالی جلوگیری شود.
چنانچه تمام مراحل از آمادهسازی ماندهها، بستن حسابهای موقت، بررسی تساوی بدهکار و بستانکار، و ثبت اصلاحات نهایی بهدرستی انجام گیرد، واحد اقتصادی با اطمینان کامل وارد سال مالی جدید خواهد شد و پایهای محکم برای تصمیمگیریهای آینده خواهد داشت.
🔹 در یک جمله:
تراز آزمایشی اختتامی یعنی امضای دقت، نظم و اعتبار سیستم حسابداری واحد تجاری.
برای مطالعه بیشتر : نرخ بازگشت سرمایه چیست؟